Определите назначение изображения
До скачивания решите, где будет использоваться иллюстрация: на сайте, в рекламе, презентации или товаре. Один файл может подходить не для всех задач. Условия библиотеки нужно сопоставлять с реальным способом публикации.
Проверьте тип лицензии
Посмотрите ограничения по тиражу, изменению файла, передаче и использованию отдельных элементов. Не воспринимайте платный доступ как разрешение на любое действие. Если нужное использование описано неясно, запросите объяснение у поставщика.
Сохраните подтверждение покупки
Запишите название фотобанка, идентификатор файла и сведения о заказе. Сохраните условия, действовавшие при получении изображения. Например, квитанция на общую подписку может не показывать, какие именно иллюстрации были скачаны для проекта.
Разберите передачу подрядчику
Если дизайнер работает с купленным файлом, уточните, допускается ли такая передача и в каком объёме. Не пересылайте целую библиотеку ради одного макета. Обсудите, кто сохраняет исходник и может использовать его после завершения заказа.
Учтите людей и обозначения
На фотографии могут присутствовать люди, логотипы и объекты с дополнительными условиями использования. Проверьте сопровождающую информацию фотобанка. Наличие файла в каталоге не даёт полного ответа на вопросы, связанные с рекламным контекстом.
Ведите реестр материалов
Для сайта полезна таблица: страница, файл, источник, лицензия и дата получения. При замене изображения обновляйте запись. Такой реестр позволяет быстро найти подтверждения, если возникает вопрос к одному материалу среди десятков опубликованных иллюстраций.
Для каждого изображения стоит сохранять связь между файлом, источником и условиями использования.
Общий информационный материал. Применение к конкретной ситуации зависит от её обстоятельств.