Определите получателя
Уточните, кому передаются проекты и кто принимает оборудование. Разные части работы могут относиться к разным сотрудникам. Без назначенного получателя переписка о готовности передать дела иногда затягивается до последнего рабочего дня.
Опишите состояние задач
Для каждого проекта укажите завершённые этапы, ближайшие сроки и нерешённые вопросы. Добавьте расположение документов. Например, папка с договором мало помогает преемнику, если неизвестно, что заказчик уже запросил изменение условий.
Соберите документы
Подготовьте перечень файлов, бумажных оригиналов и переписки, которые нужны для продолжения работы. Не переносите служебные материалы в личное хранилище ради удобства. Если документы находятся на общем диске, проверьте, что получатель действительно имеет доступ.
Сверьте имущество
Сравните имеющуюся технику с документами о выдаче. Укажите серийные номера, комплектность и состояние. При передаче пропуска или ключей также полезно получить подтверждение, чтобы позже не искать сведения о том, кому их отдали.
Закройте доступы по процедуре
Передавайте рабочие аккаунты через согласованный порядок, сохраняя личные пароли и сведения отдельно. Не сообщайте пароль от личной почты ради доступа к одному документу. Корпоративные доступы удобнее изменять при участии ответственного за систему.
Зафиксируйте завершение
Сохраните перечень переданных дел и подтверждение приёма. Отдельно назовите то, что не удалось завершить, и причину. Такой документ помогает обсуждать конкретные остаточные вопросы и не превращает передачу работы в неопределённое обещание решить всё после увольнения.
Передача дел должна показывать состояние задач и факт получения материалов, а не только список папок.
Общий информационный материал. Применение к конкретной ситуации зависит от её обстоятельств.