Определите важные события
Сначала выясните, какие договорённости нужно подтвердить: срок, цену, замечание или передачу результата. Не снимайте экран бесцельно. Перечень событий помогает сохранить относящиеся к вопросу фрагменты и не потерять существенные ответы.
Покажите участников
Сохраняйте сведения, позволяющие понять, с кем велось общение. Имя контакта, которое вы присвоили самостоятельно, не всегда раскрывает личность собеседника. При подготовке комплекта учитывайте также сведения об аккаунте и связь с деловыми документами.
Не обрезайте необходимый контекст
Отдельная фраза может менять значение без предыдущего вопроса и последующего ответа. Например, сообщение «согласовано» не объясняет, какую версию документа обсуждали. Добавляйте соседние сообщения и отметки времени, относящиеся к нужному эпизоду.
Сохраните вложения отдельно
Файл в переписке лучше хранить вместе с сообщением о его отправке. Укажите название и версию. Скриншот списка вложений показывает факт наличия файла, но не сохраняет само содержимое, которое позднее может стать недоступным.
Подготовьте хронологию
Расположите фрагменты по датам и добавьте краткие пояснения без изменения исходных сообщений. Сохраните оригинальную переписку, когда это возможно. Не подменяйте её заново набранным текстом, который внешне выглядит как сообщение участника.
Учтите назначение комплекта
Для внутреннего обсуждения и для конкретной процедуры требования к подтверждениям могут различаться. Уточняйте их применительно к ситуации. Наличие скриншотов помогает восстановить события, но не позволяет заранее обещать, как их оценит любой адресат.
Полезный комплект переписки показывает контекст сообщения и связь с другими материалами.
Общий информационный материал. Применение к конкретной ситуации зависит от её обстоятельств.