Должностная инструкция архивариуса образец бланк. Должностные обязанности архивариуса

Общие сведения

Архивариус — специалист, который занимается систематизацией и учётом документов в архиве предприятия. В архиве на попечении архивариуса могут быть различные документы в зависимости от профиля организации. В списке могут быть такие документы на ответственности архивиста, как:

• протоколы;
• старые метрические книги;
• приказы и распоряжения;
• свидетельства.

Местом работы архивариуса может быть как государственный архив, так и организация с большим оборотом документов. Для специалиста, который работает архивистом, важно быть педантичным, чтобы при запросе сотрудник быстро предоставил нужные документы. Для того чтобы подробнее узнать информацию о профессии, стоит изучить образец должностной инструкции архивариуса (архивиста) заранее.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
   • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
   • юридическое подразделение;
   • кадровая служба.
3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Как правильно составить

ТК РФ не предусматривает, что работодатель обязан составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.

Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.

Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

https://www.youtube.com/watch?v=ab103kYjhs0

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Профессия специалиста по формированию электронного архива был внесён в реестр Профессиональных Стандартов РФ от 19 апреля 2018 года (код ПС 07.009). Архивариус, который работает с бумажной документацией, ещё не указан в реестре, однако тестирование архивиста на соответствие стандартам можно пройти в одном из центров по оценке.

Важно знать, что результаты тестирования нужны работодателю для ознакомления, ведь изначально реестр быть создан для облегчения кадрового подбора персонала. Стоит серьёзно подойти к подготовке перед сдачей теста, это поможет достичь хороших результатов.

До того как подписать документ, стоит знать, что форма должностной инструкции архивариуса (архивиста) может быть составлена по стандартам организации. Поэтому документ в каждой организации по содержанию может отличаться. Схема должностной инструкции архивариуса (архивиста) должна содержать в себе такие обязательные разделы, как:

• общие положения;
• обязанности;
• права;
• ответственность.

Акт должностной инструкции архивариуса (архивиста) подразумевает за собой выполнение всех пунктов из вышеуказанных разделов. В случае если сотрудник откажется выполнить какое-либо из условий, работодатель может оштрафовать или уволить работника, поэтому стоит заранее изучить пример должностной инструкции архивариуса (архивиста), чтобы избежать подобных ситуаций.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
2. Опыт работы.
3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

• умение работать с офисной техникой;
• навыки работы со значительными объемами информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должность сотрудника архива называется архивариус. Главной задачей специалиста этой сферы является налаживание работы самого архива и оборота документации в нем.

Такие профессионалы нужны везде, где есть большой оборот официальных бумаг, особенно в организациях, связанных со страхованием, финансами, и в частности на государственных предприятиях.

Главным документом, на который должен ссылаться новый сотрудник, является должностная инструкция архивариуса.

Общие положения

Принять или уволить с должности архивариуса может лишь руководитель предприятия. Причем в первую очередь он должен ссылаться на действующее законодательство страны. В инструкции должно быть указано лицо, которое является непосредственным начальником специалиста, занимающего эту должность.

Чтобы работать архивариусом, человек должен получить начальное профессиональное образование, и тогда его могут принять на должность даже без опыта работы в этой сфере. Есть вариант, что работу получит человек со средним или общим образованием, но тогда он должен получить специальную подготовку в этом направлении.

Опыт работы на эту должность необязателен.

Должностная инструкция архивариуса предприятия предполагает, что у сотрудника должны быть определенные знания: он обязан изучить нормативные акты, инструкции и весь перечень правовых документов, касающихся ведения дел в архиве в данной организации.

Кроме того, он должен знать, как хранить, использовать документы, а также по каким стандартам их принимать и сдавать. В его знания должна входить единая государственная система делопроизводства.

Помимо этого, он обязан понимать, как составляются описания сохраняемых документов, какие из них нужно хранить постоянно, а какие – лишь временно, и к тому же составлять акты относительно их уничтожения.

Этот человек должен понимать структуру компании, где он работает, а также правила использования оборудования и всех технических средств, необходимых для выполнения работы в архиве.

Кроме того, он обязан знать все внутренние правила и законы организации, включая охрану труда, пожарную безопасность, распорядок и прочее.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предполагает, что он должен проводить подготовку сводных описаний сохраняемой документации, распределение ее на временные и бессрочные единицы. Он должен вести учет и своевременно уничтожать документацию, срок хранения которой уже истек, а также разработать систему, по которой можно будет просто и быстро найти нужный документ.

Другие функции

Кроме того, его должностные обязанности требуют присутствия при проведении экспертиз на наличие ценности документов для науки и не только. Он должен следить за тем, чтобы документы оставались в сохранности, при необходимости проводить восстановительные работы с ними.

Также этот специалист следит за тем, чтобы в помещении архива были все необходимые условия для нормального хранения документов.Архивариус должен следить за исполнением правил противопожарной защиты, а также использовать современные технические средства для работы с документами.

Он обязан по запросам сотрудников и посетителей организации выдавать копии или оригиналы архивной документации, составлять справки, используя имеющиеся в архиве сведения, а также подготавливать отчеты о своей работе.

Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности.

При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов.

Если есть такая необходимость, то он может представлять интересы своей компании в других организациях по любым вопросам, которые непосредственно касаются работы архива.

Ответственность

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что он несет ответственность за невыполнение своих обязанностей и некачественную работу, за предоставление ложной или искаженной информации о сделанных заданиях, за отказ от выполнения поручений начальства.

Кроме того, он ответственен за ситуации, если были выявлены правонарушения, нарушения техники безопасности или другие действия, угрожающие нормальной деятельности предприятия, и сотрудник не уведомил о них и не принял никаких мер по устранению проблемы. Архивариус несет ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.

Условия работы

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что руководство организации должно определить часы его работы в соответствии с трудовым законодательством.

При производственной необходимости компания должна обеспечить ему рабочее место с учетом всех норм и стандартов, а также все необходимое для осуществления командировочных выездов, в том числе местного значения.

Также он имеет право подписывать документы, входящие в его компетенцию.

Заключение

Главным документом, на который должен полагаться специалист, принятый на эту должность, является должностная инструкция архивариуса.

Вне зависимости от того, в какой именно организации он работает, права, обязанности, функции и знания практически совпадают и могут меняться в зависимости от нужд конкретного предприятия и того, какие именно задачи руководящий состав возлагает на своих сотрудников.

Такая работа предполагает внимательность, усидчивость, знания правил сохранности важных бумаг, знания по оценке ценности тех или иных документов, а также умение систематизировать, быстро находить и шифровать документы.

Только внимательный человек, готовый работать с большим объемом информации и представлять интересы компании в других организациях, сможет правильно и надежно выполнять трудовые обязанности на этой должности.

Бланк должностной инструкции архивариуса (архивиста)

Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.

На должность архивариуса подойдет только кропотливый человек с высоким чувством ответственности. Без этих личных качеств гражданину будет трудно эффективно справляться с обязанностями на данной должности.

При трудоустройстве работодатель вручит соискателю бланк должностной инструкции архивариуса (архивиста), в котором наёмщик должен чётко указать задачи специалиста на рабочем месте. Деятельность архивариуса очень ответственная из-за того, что специалист работает с ценной информацией. В документе могут быть указаны такие обязанности архивиста, как:

• обеспечивать сохранность всей документации в архиве;
• регистрировать все документы, которые поступают в архив;
• систематизировать документацию архива;
• контролировать соблюдение правил пожарной безопасности;
• следить за правильным хранением бумаг для хорошего состояния документов.

Особое внимание в документе стоит обратить на раздел «Права», который может повлиять на рабочий процесс специалиста. Для комфортного выполнения своих рабочих обязанностей работодатель должен предоставить сотруднику определённые полномочия. В документе могут быть указаны такие права сотрудника, как:

• предлагать руководителю предприятия варианты для улучшения рабочего процесса;
• иметь возможность ознакомиться с документами удостоверяющие полномочия сотрудника;
• при необходимости запрашивать необходимую информацию.

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

• создании справочной системы документов;
• отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
• контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
• приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
• обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
• шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
• разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
• создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
• подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
• слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
• контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
• выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
• составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
• использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
• разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
• оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
• инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

• вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
• принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
• отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
• требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
• подписывать документы в рамках собственной компетенции;
• представлять интересы организации в установленном порядке;
• получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
• обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
• получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
• вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

• нанесение ущерба организации;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
• неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
• качество ведения отчетной документации;
• нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
• последствия самостоятельных решений и действий;
• несанкционированное руководством представление интересов организации;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение требований руководящей документации предприятия.

Заключение

Каждое учреждение располагает документальным архивом, требующим тщательного системного подхода.

Определенные бумаги, например, личные дела, распоряжения, приказы нужно хранить в течение длительного времени.

Ценную информацию следует расфасовать по папкам и описать по датам, так как это значительно облегчает и ускоряет поиски. Эту непростую работу обычно доверяют профессиональному архивариусу.

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав.

Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия. 

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:

1. Единого квалификационного справочника должностей служащих.
2. Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
3. Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
4. Трудового Кодекса.
5. Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

• получать и выдавать дела;
• хранить и использовать подотчетные бумаги;
• вести учет и формировать отчеты;
• правильно описывать и хранить документацию;
• обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
• эффективно работать в режиме многозадачности;
• грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Выдача необходимого документа пройдет без лишних вопросов, если архивариус будет иметь представление об организации в целом и каждом специалисте, задействованном на определенном объекте.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

• Архив может располагаться на любом предприятии. Это может быть городской суд. Здесь хранятся тысячи дел, которые могут потребоваться кому-либо из сторон, судье, адвокату, а также сотруднику из вышестоящей инстанции, например, если осужденный не согласен с вынесенным приговором и подал апелляционную жалобу.
• Архивариус может трудиться в стенах бюджетного медицинского учреждения, например, родительного дома. История, в которой отражены основные показатели, связанные с появлением на свет младенца, должны храниться в течение 25 лет. А еще на каждом предприятии должен быть архив кадровика, бухгалтерской и финансовой служб.
• Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию. Срок хранения бумаг зависит от норм, утвержденных действующим законодательством.
• Музейные архивариусы обычно систематизируют учет экспонатов в соответствии с историческим периодом. Государственные учреждения могут вести и сохранять отчеты об уровне смертности и рождаемости, собирать копии различных документов.
• Бывает даже, что специалиста архива нанимает частное лицо для составления генеалогического древа или для систематизации записей, имеющих историческую ценность для отдельно взятой семьи.

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
3. Хранение находящихся в архиве документов.
4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
6. Составление отчетов.
7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

https://www.youtube.com/watch?v=RPxjjJ_951s

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

• основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
• права и обязанности;
• схема выплаты вознаграждения;
• рамки ответственности;
• требования к квалификации;
• варианты расторжения соглашения;
• заключительные положения.