Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Если нельзя… но очень хочется.

Когда сотрудник проработал на предприятии определенное время, он получает право на очередной отпуск. Однако не всегда получается его использовать. Для этого могут быть различные причины:

  • невозможность по каким-либо причинам прервать свою работу на это время;
  • изменившиеся личные обстоятельства, не позволяющие провести отдых так, как предполагалось.

Законодательство запрещает начальнику отказывать своему сотруднику в предоставлении отпуска, но он сам имеет возможность добровольно решить не брать его. В этой ситуации он сохраняет право на недополученные отпускные дни и может их использовать в последующие годы.

https://www.youtube.com/watch?v=ryk_4EpCPhU

Однако в некоторых случаях работнику даётся право получить денежную компенсацию за неиспользованные дни. Это выгодно с финансовой точки зрения, но может нанести вред здоровью. Если такое происходит несколько лет подряд, то может привести существенным проблемам в этой сфере.

При этом возникает вопрос о том, в каких случаях продолжительность законного отдыха превышает этот промежуток. Примером могут служить права, предоставленные работающим на Крайнем Севере. Для них предусмотрено дополнительно ещё 24 дня, которые они могут по своему желанию не использовать. В этом случае они получают право на получение соответствующей суммы.

Не всегда можно претендовать на получение денег при отказе от части своего обязательного отдыха. Это не разрешено делать на производствах, которые являются вредными или опасными.

Получение выплат в рассматриваемом случае запрещено сотрудникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, а также беременным женщинам. Об этом прямо говорит статья 128 Трудового кодекса.

То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру.

А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска{q} Статья 126 ТК РФ предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью.

То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.

Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией — это право работодателя, а не его обязанность.

— беременные женщины;

— работники в возрасте до 18 лет;

— работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность — 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

Категория работников Основание предоставления отпуска Минимальная продолжительность отпуска
Удлиненный основной отпуск
Работники моложе 18 лет ст. 267 ТК РФ 31 календарный день
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ 30 календарных дней
Дополнительный отпуск
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ст. 117 ТК РФ 7 календарных дней
Работники с особым характером работы ст. 118 ТК РФ Срок определяется постановлениями Правительства РФ
Работники с ненормированным рабочим днем ст. 119 ТК РФ 3 календарных дня
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству) ст. 321 ТК РФ 24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ 14 календарных дней
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

Основной закон России предусматривает неотъемлемое право на отдых и гарантирует его каждому человеку. Реализуется оно путем:

  • соблюдения величины рабочего времени;
  • выходных и праздничных дней;
  • предоставления отпуска.

Принцип единства и противоположности субъективных прав предусматривает встречную обязанность лица использовать свое право на восстановление сил после трудового дня или года.

Вместо оплачиваемого отдыха, можно получить денежные средства в случае, если имеется право на дополнительные к нему дни, увольнения, выхода на пенсию. Статья 115 ТК РФ устанавливает 28 календарных дней — срок, который обязан отгулять сотрудник, это время увеличивается если на предприятии:

  • вредные и опасные условия;
  • особый характер труда;
  • ненормированный рабочий дне;
  • условия Крайнего Севера и мест такой категории.

Лицо может воспользоваться правом взять финансовую компенсацию за дополнительные нетрудовые дни, количество которых устанавливается в каждом случае отдельным нормативным актом.

Кодекс устанавливает императив, по которому только часть оплачиваемого отдыха, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена деньгами. Накопленные за предыдущий период дни прибавляется к ежегодному и должны использоваться фактически. Наличие у особы права на некоторые виды дополнительного отпуска может дать собственнику основания для выплаты ему денег.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Так, педагоги имея право на удлиненный отпуск 56 дней могут 28 из них (56-28=28) получить в виде компенсации.

Заявление о выплате компенсации подается лично в кадровую службу, где уполномоченный работник обязан поставить соответствующую отметку на копии документа о его приеме. Внутренними нормативно – правовыми актами работодателя может быть установлен порядок подачи заявления в канцелярию.Структура такого заявления:

  • В верхнем правом углу обозначается должность и паспортные данные лица, на имя которого пишется заявление, с обязательным указанием правильного названия предприятия;
  • Фамилия самого заявителя со ссылкой на должность, которую он занимает на момент подачи документа;
  • Текст заявления в котором пишется количество дней подлежащих компенсации со ссылкой на период и основание;
  • Дата составления и подпись заявителя.

Если сотрудник в последующем увольняется или выходит на пенсию то отдельное заявление не подается. На основании ходатайства предприятием готовится приказ о выплате компенсации в котором обязательно указывается период за который отчисляются деньги и количество дней, которые возмещаются.

https://www.youtube.com/watch?v=vKoaU86vn0w

Может потребоваться внесение изменений в график, который ежегодно утверждается работодателем.

– беременные женщины;

– работники в возрасте до 18 лет;

– работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

– работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность – 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).

Понятно, что копить отпуска слишком долго нельзя, ведь работодатель обязан предоставлять работникам отдых, а непредоставление отпуска в течение двух лет и вовсе запрещено. Многие работодатели все-таки идут навстречу своим работникам и изыскивают разные способы выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск во время работы, даже когда работнику не полагается никакого дополнительного отдыха и у него стандартная продолжительность отпуска – 28 дней.

А вариантов есть несколько. Давайте их рассмотрим.

Компенсация части отпуска.

Согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. На основании этой нормы на компенсацию части отпуска могут рассчитывать сотрудники, имеющие либо дополнительные оплачиваемые, либо удлиненные основные отпуска. Напомним, что удлиненный отпуск полагается:

  • несовершеннолетним работникам – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • педагогическим работникам – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);
  • инвалидам – не менее 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • судьям, прокурорам, государственным и муниципальным служащим, спасателям и пр. – 30 календарных дней.

Виды дополнительных отпусков названы в Трудовом кодексе – см. 

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Однако не все работники, которым полагаются удлиненные и дополнительные отпуска, могут рассчитывать на компенсацию. Согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков:

  • беременным женщинам;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работающим во вредных и (или) опасных условиях труда.

Исключением является увольнение – в этом случае компенсация выплачивается за все отпуска. Но об этом мы поговорим чуть позже.

Отметим, что ст. 126 ТК РФ не обязывает выплачивать компенсацию работнику – работодатель вправе удовлетворить такую просьбу работника. А может и отказать, предоставить отпуск полностью. Даже при обращении работника в суд с требованием о выплате компенсации судьи в данном случае займут сторону работодателя.

В некоторых случаях, когда работник нуждается в деньгах, он заинтересован в получении дополнительного дохода путем отказа от отпуска и получения соответствующей суммы на руки. Однако трудовое законодательство не позволяет таким образом распорядиться всеми накопленными отпускными днями.

В статье 126 указано, что такой отказ возможен только по отношению к количеству дней, которое превосходит 28. Таким образом, относительно этого периода у сотрудника имеется выбор: взять их сейчас или отложить на последующие года.

Для остальных дней можно принять одно из трех решений:

  1. Отгулять положенный бесплатный отпуск.
  2. Написать заявление и получить компенсацию с согласия руководителя.
  3. Использовать отпускные дни в последующие годы.

Начальник не обязан платить компенсацию, но имеет право так поступить.

Иногда с течением лет ситуация усложняется. Бывает так, что отсутствие отпуска для работника может стать чем-то постоянным из года в год. Причины для этого могут иметь различную природу: быть производственными или относиться к частной жизни сотрудника. Тем не менее за много лет постепенно накапливается большое количество отпусков.

Теперь нужно помнить, что нельзя все накопленные более 28 дней отпуска обменять на деньги, чтобы получить накопленную сумму. Нужно помнить, что это ограничение относится к каждому периоду, за который положен отпуск. То есть, если сотрудник 5 лет не брал отпуска по 28 суток, на шестой решил отгулять, а за остальные захотел попросить компенсацию, то он на неё права иметь не будет.

Иногда возникает необходимость в том, чтобы работника отозвать из отпуска. Это может быть сделано в соответствии с производственной необходимостью. Однако руководитель не имеет право сделать это в принудительной форме. Для отзыва необходимо согласие работника.

Закон не устанавливает того, в какой форме оно должно быть дано, но обычно это принято делать в письменной форме. В этом случае у сотрудника увеличивается количество дней неиспользуемого отпуска, которые могут быть получены им в любое подходящее время.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Однако получить денежную компенсацию за недополученные таким образом дни можно только при условии, что они превышают норму в 28 дней, о которой рассказывалось выше. 

Увольнение и прием.

 Неиспользованный отпуск подлежит компенсированию при увольнении (ст. 127 ТК РФ). Причем компенсация выплачивается за все такие отпуска, включая дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях.

Порядок выплаты компенсации регламентирован НКТ СССР в Правилах об очередных и дополнительных отпусках (30.04.1930 № 169).

Увольняемые сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.

Полную компенсацию получают также сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:

  • ликвидации организации или отдельных ее частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
  • поступления на действительную военную службу;
  • выяснившейся непригодности к работе.

Когда можно отпуск заменить денежной компенсацией 

Во всех остальных случаях сотрудники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, если сотрудник проработал, например, 7 месяцев и увольняется по каким-либо иным причинам, кроме указанных выше, компенсация ему выплачивается пропорционально этому времени.

Вопрос

https://www.youtube.com/watch?v=Hf4fXoi4C0E

За какое количество дней неиспользованного отпуска нужно выплатить сотруднику компенсацию, если он проработал в организации 1 год и 7 месяцев и в отпуске не был, но компания ликвидируется{q} Сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска.

При увольнении в связи с ликвидацией организации сотрудника, проработавшего в компании 1 год и 7 месяцев, ему полагается компенсация за 56 дней неиспользованного отпуска.

Правила об очередных и дополнительных отпусках неразрывно связывают право на отпуск с рабочим годом сотрудника. В пункте 28 этих правил речь идет о 5,5 месяцах рабочего года, то есть о сроке, за который предоставляется отпуск, а не об общей продолжительности работы у данного работодателя. Иное толкование ставит в неравное положение лиц, проработавших в организации менее года, и лиц, работающих более длительный срок.

Таким образом, если на момент увольнения в связи с сокращением штата сотрудник проработал в организации более года, то он вправе получить полную компенсацию за неиспользованный отпуск за последний рабочий год, если имеет в этом периоде 5,5 и более месяцев отпускного стажа (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 12.11.2014 по делу № 33-9318/2014).

Если в результате получилось дробное число, то его можно округлить, но только в большую сторону (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Это еще один способ, который применяют работодатели. Он удобен потому, что при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска. Чаще всего такое увольнение происходит по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77). Сегодня работник уволен (оформлены все документы, выплачены все суммы, выдана трудовая книжка и пр.

Если подобный «маневр» осуществить один-два раза, то контролеры ГИТ могут ничего не заподозрить. Да и работодатель сумеет оправдаться – мол, да, уволили, а завтра человек пришел и обратно попросился. Но если способ применяется массово, скорее всего, инспекторы найдут, к чему придраться. И работодателю вряд ли удастся избежать объяснений, а может, и разборок в суде.

При таком способе выплаты компенсации за неиспользованный отпуск у работника:

  • прерывается стаж на ежегодный оплачиваемый отпуск (он начинает течь с даты нового трудового договора);
  • исчезает право на выплаты за непрерывный стаж работы в компании или другие социальные гарантии, определенные локальными актами организации.

Когда трудовые отношения с работником прекращаются. С ним должен быть произведён окончательный расчёт в соответствии с требованиями законодательства. Деньги выдаются в последний рабочий день сотрудника.

В это время он имеет право на получения таких сумм:

  1. Компенсация за неиспользованный отпуск.
  2. Выплата заработной платы за последний период времени.

В некоторых ситуациях, в зависимости от причины увольнения, может полагаться выходное пособие.

В некоторых случаях трудовой контракт или коллективный договор могут предусматривать дополнительные выплаты в таких случаях.

При увольнении нужно проверить за все годы работы, сколько дней обязательного отпуска не было израсходовано. Затем требуется произвести расчет среднедневной зарплаты на основе доходов, полученных за последний год работы. После этого полученную таким образом усредненную величину умножают на суммарное количество дней неиспользованных отпусков за все годы работы на этом предприятии.

Однако надо учитывать возможность следующей ситуации. Сотрудник может пожелать отгулять все неиспользованные дни или только их часть. Тогда компенсация должна относиться только к неиспользованной части.

Сколько дней отпуска можно заменить

Работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник просит заменить ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией.

В этой статье мы рассмотрим, какую именно часть отпуска работодатель вправе заменить денежной компенсацией, какой категории работников замена отпуска денежной компенсацией не допускается, а также как учитывается данная компенсация в налоговом и в бухгалтерском учете.

Начиная статью, напомним, что ежегодные отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, о чем сказано в ст. 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), причем различают две категории ежегодных оплачиваемых отпусков — основной и дополнительный отпуск.

Основной оплачиваемый отпуск предоставляется каждому работнику без исключения, и продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Однако некоторым категориям работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами предоставляется отпуск большей продолжительности, то есть более 28 календарных дней, или так называемый удлиненный основной отпуск. К данной категории лиц, например, относятся:

  • работники-инвалиды, ежегодный отпуск которых составляет 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • несовершеннолетние работники, основной отпуск которых составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • муниципальные служащие, которым предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, согласно ст. 116 ТК РФ, предоставляются:

  • работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
  • работникам, имеющим особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);
  • работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
  • работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»), а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Как отпуск заменить денежной компенсацией во время работы

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Например, в соответствии с Приказом МВД России от 28 декабря 2007 г. N 1236 «О ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках работников органов внутренних дел, организаций, подразделений, учреждений системы МВД России и гражданского персонала внутренних войск МВД России» предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за стаж непрерывной работы в системе МВД России.

https://www.youtube.com/watch?v=zbXxKMMTtcU

Обратите внимание! При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время ежегодных оплачиваемых отпусков, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

В свою очередь, выходные дни в продолжительность отпуска включаются, поскольку он исчисляется не в рабочих, а в календарных днях (ст. 115 ТК РФ).

Статьей 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Игнорирование данного запрета может привести работодателя к мерам административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленным ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Возможность замены части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией предусмотрена ст. 126 ТК РФ, согласно которой работодатель вправе на основании письменного заявления работника заменить денежной компенсацией только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Следовательно, если работодатель предоставляет работнику удлиненный основной отпуск или, кроме основного, предоставляет дополнительный отпуск, то по письменному заявлению работника работодатель вправе заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть часть удлиненного отпуска или дополнительный отпуск, если это не противоречит трудовому законодательству.

Обратите внимание, что замена части отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя, то есть он может и отказать работнику.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Обратите внимание, что некоторым категориям работников замена денежной компенсацией части ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не допускается даже по их письменному заявлению.

К данной категории лиц относятся беременные женщины, работники в возрасте до восемнадцати лет, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях в отношении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

Исключением являются лишь выплаты данным работникам денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных ТК РФ.

На основании изданного приказа работодатель вносит соответствующие отметки в личную карточку работника, унифицированная форма N Т-2 которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

https://www.youtube.com/watch?v=Hs_mseKRMzA

N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Обратите внимание! Несмотря на то что с 1 января 2013 г.

организации не обязаны в качестве первичных документов использовать исключительно типовые формы документации, по мнению автора, они вполне могут применяться и в настоящее время, так как запрета на их применение Федеральный закон от 6 декабря 2011 г.

N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит.

Затем нужно внести соответствующую запись в график отпусков, наличие которого в силу ст. 123 ТК РФ является обязательным в любой организации.

Обратите внимание

Напоминаем, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 также утверждена Постановлением N 1.

Отсутствие в компании графика отпусков рассматривается как нарушение законодательства о труде и об охране труда, что чревато привлечением к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Далее нужно произвести расчет денежной компенсации, который осуществляется на основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

В соответствии со ст.

255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

На основании п. 8 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Таким образом, сумма начисленной денежной компенсации, заменяющей часть отпуска, учитывается в составе расходов на оплату труда.

Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Замену денежной компенсацией работодатель оформляет в письменном виде абсолютно в произвольной форме.

Содержание

В трудовом кодексе Российской Федерации предусмотрен один важный момент – замена ежегодного отпуска сотрудника организации методом выплаты денежной компенсации. В случае незнания определенных правил кодекса можно на протяжении многих лет оставаться как без оплачиваемого отпуска, так и без дополнительной оплаты.

Поправки, внесенные с 2004 года, обязывают работодателей в случае невозможности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха от труда, заменять его компенсацией в размере, указанном в трудовом договоре либо по решению судового эксперта.

При невыполнении указанных правил, сотрудник может подать заявку в суд на работодателя с требованием предоставления ежегодного отпуска либо оплаты его части на законных правах, учитывая настоящий кодекс Российской Федерации.

Замена ежегодного отпуска, который должен быть оплачен, денежной компенсацией допускается при следующих условиях:

  • работник в обязательном порядке использует 28 календарных дней в году в качестве отпускных. Сюда входит как и оплачиваемый отпуск на 28 дней, так и части дополнительного – не менее трех календарных дней.
  • Если сотрудник организации увольняется, ему обязаны выплатить денежную компенсацию за все года работы в ней (при условии, что ежегодно он использовал свои 28 календарных дней отпускных). Причина увольнения при таком условии не имеет значения. Денежная компенсация согласно статье 127 может быть заменена предоставлением неиспользованных работником отпускных, за исключением того случая, когда происходит расторжение трудового договора по виновным причинам. Если вдруг администрация отказывает работнику в отпуске, он имеет право обратиться в суд и потребовать денежную компенсацию. Компенсация может быть либо полной, либо неполной. Зависит это от того, сколько отпускных дней использовал сотрудник до увольнения из организации.
  • Если сотрудник не использовал 28 дней оплачиваемого отдыха, работодатель имеет право отказать в замене части материальной компенсацией, так как основной оплачиваемый отпуск является обязательным по закону, а остальные его части могут подлежать рассмотрению и допускается замена.
  • Оплата производится после предоставления основной части отдыха, которая по закону составляет 28 календарных дней. Это подтверждается правом работника на оплачиваемый отпуск ежегодного использования. При разделении на части, то компенсируется только та часть, которая относится к дополнительному отпуску, предоставляемая поверх основного ежегодного оплачиваемого отдыха от работы.
  • Чтобы определить количество дней для подсчета, берется целый рабочий год (не начало календарного года, а тот, который отработал сотрудник на фирме) и определяется, сколько рабочих дней отработал сотрудник.
  • Если же сотрудник входит в категорию лиц с продленными отпусками – инвалиды, медицинские работники, педагоги, то расчет производится другим образом: предоставленные 56 дней отпуска делятся на 12 месяцев работы и умножаются на то количество месяцев, которое он проработал.

Категория работников

Основание предоставления отпуска

Минимальная продолжительность отпуска

Удлиненный основной отпуск

Работники моложе 18 лет

ст. 267 ТК РФ

31 календарный день

Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности)

ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ

30 календарных дней

Дополнительный отпуск

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

ст. 117 ТК РФ

7 календарных дней

Работники с особым характером работы

ст. 118 ТК РФ

Срок определяется постановлениями Правительства РФ

Работники с ненормированным рабочим днем

ст. 119 ТК РФ

3 календарных дня

Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству)

ст. 321 ТК РФ

24 календарных дня (16 календарных дней – для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)

Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ

14 календарных дней

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1

14 календарных дней

Категория работников Основание предоставления отпуска Минимальная продолжительность отпуска
Удлиненный основной отпуск
Работники моложе 18 лет ст. 267 ТК РФ 31 календарный день
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ 30 календарных дней
Дополнительный отпуск
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ст. 117 ТК РФ 7 календарных дней
Работники с особым характером работы ст. 118 ТК РФ Срок определяется постановлениями Правительства РФ
Работники с ненормированным рабочим днем ст. 119 ТК РФ 3 календарных дня
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству) ст. 321 ТК РФ 24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ 14 календарных дней
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1 14 календарных дней

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

— получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

— издать приказ;

— внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

— внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде. Образец заявления работника на замену отпуска денежной компенсацией представлен выше.

Генеральному директору

ООО «АвтоЛомбард»

Ефимову П.С.

Заявление

В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года в количестве 4 (четырех) календарных дней.

     Менеджер           Симонова          О.В. Симонова

Для получения компенсации работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если работодатель решит удовлетворить просьбу работника, издается приказ. Его форма не установлена, поэтому приказ издается в свободной форме.

– получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

Что такое дополнительный отдых

– издать приказ;

– внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

– внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа – реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII “Отпуск”.

Компенсация для совместителей

Оформление денежной компенсации за отпуск 

Трудовое законодательство предусматривает, что отпуск работнику положен в тех случаях, когда он проработал в компании хотя бы две недели. При этом не делается различий в том, основная это работа или по совместительству. Правила предоставления отпусков в процессе работы или выплаты компенсации в обоих случаях являются идентичными.

Количество дней отдыха, не связано с тем, полная занятость у сотрудника или частичная. Продолжительность предоставляемого отпуска в обеих ситуациях будет одинаковая. 

Как известно, существует внешнее и внутреннее совместительство. В первом случае речь идет о подработке на другом предприятии. Во втором — сотрудник работает по совместительству на своем предприятии, а часто выполняет дополнительные обязанности на своем рабочем месте. В отношении предоставления отпусков и правил получения компенсации за неиспользуемые дни обе эти категории обладают одинаковыми правами с теми, кто работает в течение полного рабочего дня на основном рабочем месте.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Компания обязана дать сотруднику возможность использовать обязательный отпуск. По его просьбе часть его, превышающую 28 дней за каждый отработанный им год, можно компенсировать соответствующими дополнительными выплатами. У многих работников такую протяженность имеет весь обязательный ежегодный отдых. Однако для некоторых категорий предусмотрен более длительный отпуск. Это относится к следующим работникам:

  1. Те, кто трудится в северных районах страны.
  2. Работники педагогической сферы.
  3. Те, кто трудится в медицинской сфере.
  4. При наличии инвалидности, подтвержденной официальными документами.
  5. Научные работники и педагогический состав ВУЗов.
  6. Различные категории государственных служащих.
  7. Те, кто работает в научной сфере.

Все эти люди имеют право на обязательный бесплатный ежегодный отпуск общей продолжительностью свыше 28 суток. При этом от соответствующей части его могут отказаться и получить соответствующую сумму компенсации. 

При этом надо учитывать, что работодатель, в свою очередь, может отказаться делать выплату и настоять на том, чтобы оставшаяся часть отпуска была использована. При увольнении в этом вопросе ситуация будет другой. Там работник принимает решение о том, хочет ли он получить деньги или напоследок собирается отгулять положенные ему по закону дни отпуска. Он может часть его использовать, а за оставшуюся выбрать компенсацию.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО “АвтоЛомбард” с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.

2014) – 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией{q} Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО «АвтоЛомбард» с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.

2014) — 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией{q} Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией.

Расчёт размера компенсации

Для того, чтобы определить сумму выплаты, используется средняя зарплата сотрудника. Правила для её расчёта состоят в следующем:

  1. Рассматривается заработная плата за предыдущие полные 12 месяцев, предшествующие выплате. Её надо просуммировать. Полученная величина рассматривается в качестве дохода работника за предыдущий год.
  2. Необходимо получить среднюю зарплату за один день. Для этого используется среднее количество дней в одном месяце, установленное законодательно. Оно равно 29,3 суток. Для получения искомой величины полученный суммарный доход делят на количество дней в двенадцати месяцах. Последнюю величину определяют путем умножения 29,3 на 12. В результате деления будет определена среднедневная зарплата.
  3. Теперь необходимо полученную ранее величину умножить на количество дней, за которые начисляется компенсация.
  4. В случаях, когда сотрудник не отработал на фирме год, то для расчета используется фактическое время его работы. Оно необязательно может включать в себя целое число месяцев. В таких случаях применяется следующее правило.
  5. Количество отработанных календарных дней с начала месяца, делится на его полную продолжительность. Полученная величина умножается на среднее число дней в месяце (29,3). Потом эта величина умножается на среднедневную оплату.

Неполными могут быть начальный и конечный месяцы периода работы на предприятии. Подсчитанные таким образом величины добавляются к продолжительности полных месяцев. Если в результате расчета количество дней оказалось дробным, то его положено округлять в пользу работника, в большую сторону.

Возможна ситуация, когда ни в последние, ни в предыдущие 12 месяце сотрудник не работал (например, растил маленького ребёнка). В такой ситуации в качестве доходов рассматривают установленный для должности человека тариф.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Для расчёта необходимо установить суммарный доход, относящийся к оплате труда. В него включают не только заработную плату, но и премии, которые выплачиваются за результаты труда. При этом месячные или квартальные выплаты включают в тех случаях, когда они были начисленные в предыдущий период.

Годовые учитываются даже и в тех случаях, когда их начисление и выплата попадают в рассматриваемый период. В этом случае сумма определяется пропорционально. Сначала производят деление количества проработанных рабочих дней, которые были учтены при расчете и общего за этот год. Потом этот коэффициент умножается на ту сумму, которая должна быть выплачена сотруднику.

Правильное оформление

Если работник решил, что он желает отказаться от части отпуска в пользу материального вознаграждения, то для этого необходимо обратиться к руководителю с соответствующим заявлением.

В документе, в частности, должно быть указано следующее:

  • об отпуске за какой период сейчас идёт речь;
  • необходимо отметить, сколько дней планируется заменить компенсацией.

Заявление может быть написано собственноручно или распечатано на принтере. В конце документа должна стоять подпись заявителя, её расшифровка и дата составления документа.

Начальник рассмотрит заявление и примет решение о том, согласен он с этим или нет. При положительном исходе будет оформлен приказ для бухгалтерии о том, чтобы произвести расчёт. 

В приказе должна содержаться следующая информация:

  1. Реквизиты фирмы.
  2. Дата и номер документа.
  3. Место оформления приказа.
  4. В качестве основания документа указывается заявление сотрудника о денежной компенсации, а также делается ссылка на 126 статью Трудового Кодекса.
  5. Дается указание о замене определённой части отпуска выплатой денежной суммы. При этом указывается количество дней отпуска и период, к которому они относятся.

Директор приказывает бухгалтерии сделать расчет и произвести выплату.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

В конце документа ставится дата, подпись руководителя и её расшифровка. Ниже должен расписаться главный бухгалтер и сотрудник, написавший заявление, в том, что они ознакомлены с приказом.

https://www.youtube.com/watch?v=CH6dKkbKczI

Возможна ситуация, когда начальник ответит отказом. В этом случае рассматриваемые дни будут присоединены к последующим отпускам.

Принудительное предоставление отпуска.

Есть ситуации, когда никак не получается выпроводить сотрудника в отпуск. Работодатель готов соблюдать трудовое законодательство, а сотрудник ходит и ходит на работу. Что делать{q}

Если сотрудник отказывается уходить в отпуск в первый год работы, можно попросить его написать заявление о переносе отпуска на следующий год. Однако если и на второй год сотрудник не хочет отдохнуть, работодатель может применить дисциплинарное взыскание. Ведь ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке изменить определенное графиком время ухода в отпуск. А непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено.

В таком случае необходимо правильно оформить все документы по предоставлению отпуска (утвержденный график отпусков, письменное уведомление работника о времени начала отпуска), выплатить отпускные и зафиксировать выходы в это время на работу. Затем можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности, ведь соблюдение графика отпусков является обязанностью и работника, и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Главное – соблюдайте порядок привлечения к ответственности, определенный ст. 192, 193 ТК РФ.

Порядок получения компенсации

При увольнении работнику нет необходимости производить оформление получения денежной выплаты за неиспользованное время отпуска. Эти деньги он должен получить в свой последний рабочий день на предприятии.

Если он пожелает, имеет право в пределах накопленных неизрасходованных отпусков, имеет право написать заявление на то, чтобы отгулять оставшиеся дни. Для этого можно взять все дни или только их часть. За остаток отпускных дней при оформлении увольнения будет произведен денежный расчет.

Если работник хочет получить денежную сумму, продолжая работать на фирме, то он должен написать заявление с просьбой об этом. Выплата осуществляется с согласия руководителя. В этом случае в приказе он поручает бухгалтерии осуществить выплату и даёт для этого срок.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Законодательство не регламентирует продолжительность периода, в течение которого работник получит соответствующую сумму. Оно зависит от правил на этот счет, установленных в этой организации. Обычно эта сумма выдаётся вместе с авансом или зарплатой.

Люди интересуются, как происходит замена отпуска денежной компенсацией. Каждый бухгалтер знает, что при увольнении дни отдыха, которые человек не отгулял, выплачиваются. Также можно получить денежную компенсацию за целый отпуск и продолжать работать. Но это осуществляется в исключительных случаях. Поэтому при подаче заявления работодатель имеет полное право отказать сотруднику.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, как правило, инициатива сотрудника. Работодатель должен четко знать круг лиц, кому запрещены выплаты вместо отпуска. Это:

  • беременные женщины;
  • лица до 18 лет;
  • работники, бывшие под действием радиации Чернобыльской АЭС;
  • люди, работающие с вредными веществами.

Но исключения бывают и здесь. Работнику Чернобыля осуществляется выплата за 7 календарных дней, не более. Но если трудящийся не попадает в этот список, то ему можно не отказывать в оплате неиспользованного дополнительного отпуска.

Трудовой Кодекс РФ не регламентирует определенное количество дней, предоставляемых работнику. Но и полностью отпуск заменять никто не имеет права. В 126 ст.

части 1 ТК РФ, сказано, что замещение ежегодного оплачиваемого отдыха не должно превышать 28 дней. Администрацией составляется приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.

Таким образом, если рабочему предприятием предоставляется дополнительный отдых или удлиненный основной отпуск, то ему можно выплатить компенсацию.

Сотрудники, которым обязаны сделать удлиненный отпуск, и его протяженность:

  • лица моложе 18 лет — 31 календарный день;
  • инвалиды — 30 суток;
  • люди, работающие в опасных условиях или с вредными веществами, — 7 суток;
  • рабочие с отличающимся характером деятельности — срок определяет постановление ТК РФ;
  • трудящиеся с ненормированным количеством рабочих часов — 3 суток;
  • работники Крайнего Севера — 24 суток;
  • люди, бывшие на ядерных испытаниях на Семипалатинском полигоне, — 14 суток.
  • люди, бывшие под действием радиации при ликвидации последствий Чернобыльской аварии — 14 суток.

В случае если работники фирмы не попадают под вышеперечисленный перечень, то хозяин может добавить дни отдыха сам, он имеет на это право. Тогда можно будет говорить о случае замены отпуска денежной компенсацией.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсациейhttps://www.youtube.com/watch?v=rO7eJTbPnCw

Если произошла ситуация, что сотрудник не использовал ежегодный отпуск в одном году и перенес его на следующий, то заменить его деньгами он не сможет, т. к. этой процедуре подлежат только удлиненные отпуска.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector