Как установить ответственного лица за оформление упд образец заполнения

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Статья актуализирована 14.06.2018г.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за  ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для (ранее он назывался единый отгрузочный документ). 

При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы “1С”. 

В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г.  – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры».

В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД),  приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Правила заполнения формы УПД

1. Наименование. В отношении УПД это статус.
2. Дату оформления.
3. Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
5. В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
6. Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
7. Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

1. Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
2. Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
3. Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
4. Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
5. Сложности в корректировке формы.

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться – отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Образец заполнения УПД на услуги

Инструкция по заполнению УПД регламентирует необходимость внесения в форму сведений обеими сторонами сделки. В документе присутствуют разделы, которых нет в стандартной налоговой и бухгалтерской документации, поэтому руководство Налоговой Службы рекомендует обратить внимание на правила заполнения универсального передаточного документа.

При заполнении разделов, в которых нужно указать сведения о сопроводительной документации, следует учитывать правила заполнения УПД и вносить данные, полностью идентифицирующие документы. Ими могут быть сертификаты, разрешения и лицензии, технические паспорта. Допускается проставление количества документов, информация с которых учитывалась при заполнении формы УПД.

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).

Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:

• наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
• дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
• наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
• содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
• наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 – для покупателя;
• подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 – для покупателя.

УПД образец заполнения и бланк 2019

Строка 10 предусматривает в том числе и подпись того лица, которое занималось отгрузкой товара. Если это тот же сотрудник, который имеет полномочия подписи счет-фактуры, то повторно делать данное действия не требуется. В строке 13 ставит свою подпись человек, которые является ответственным за правильное оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2»  может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Кто ставит подпись в УПД

1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный
передаточный документ Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное
лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда  согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению
№ 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись
лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи
результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или
предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать
счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения
подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и
подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной
жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке
10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения
подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и
подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты
передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического
субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись
лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со
стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то
может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона №
192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года №
402-ФЗ “О бухгалтерском учете”» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной
Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки
в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам.

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают
меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо,
ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни,
обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации
содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также
достоверность этих данных.

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса. 

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч.

            Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как и когда можно применять универсальный передаточный документ

С какого числа действует УПД Рекомендательное письмо «О применении единого документа» появилось на сайте налоговой службы России осенью 2013 года. В опубликованной информации налоговики предлагают пользоваться новым бланком, прилагая образец УПД и рекомендации к его заполнению. Официальная дата принятия проекта – 21 октября.

Так, проект под названием «единый отгрузочный документ» вскоре был представлен как бланк УПД. Расшифровка аббревиатуры звучит как «Универсальный передаточный документ», а его предназначение заключается в объединении информации из счетов-фактур и первичной документации в одной форме.

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального
передаточного документа мы видим три даты:

• строка (1) – дата
  составления документа;
• строка [11] –
  дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров,
  передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг,
  передачи имущественных прав);
• строка [16] –
  дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения
  имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату
составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение
права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1
Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура
  должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара
  (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура,
  выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов,
  подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма
  Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом
  определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания
  акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 №
  03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный
документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при
невозможности – непосредственно после его окончания.

            Рассмотрим теперь возможные варианты
проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется
  в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ,
  услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата
  составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда
  соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты
  составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата
  приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В
этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата,
указанная в строках 1 и 11, а для работ – в строке 16.

• УПД может составляться
  до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей),
  тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа –
дата, указанная в cтроке 1;

      2. отгрузка – дата, указанная в cтроке 11;

      3. приемка – дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет
являться дата, указанная в строке 11, а для работ – в строке 16.

1. отгрузка – дата,
указанная в cтроке 11;

2. составление документа
– дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка – дата,
указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет
являться дата, указанная в строке 11, а для работ – в строке 16. Что касается покупателя,
то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты
приемки работ, указанной в строке 16.

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД – показатель, позволяющий включить
информацию о хозяйствующем субъекте, составившем  документ со стороны продавца (исполнителя).
Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или
комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты
работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о
хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика),
в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном
документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры
(исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является
обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие
печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для
документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет
стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта,
составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены
дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны
 для пользователей. К дополнительным относятся
следующие поля УПД:

• Графа
  «А» – порядковый номер записи в таблице – может заполняться для удобства
  поиска и визуального выделения позиций.
• Графа
  «Б» – артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п.
  Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права
  применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
• В строке
  8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты
  договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить
  содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки
  непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно
  подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться
  существенным условием для целей определения налога на прибыль.

• В строке 9 при
  необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной
  накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.;
  базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

• Строка
  12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах,
  паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся
  неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае
  наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки
  продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

• В строке 17 указываются
  дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах,
  оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг,
  имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

Как заполнить УПД в программе “1С:Бухгалтерия 8”

В программе «1С:Бухгалтерия 8»  универсальный передаточный документ
включен в список печатных форм для документов реализации и выданных
счетов-фактур на реализацию.

Как исправить УПД в “1С:Бухгалтерии 8”

Если в универсальном передаточном документе обнаружена
ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать
документ Корректировка реализации с
видом операции Исправление в первичных
документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру
на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру,
либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.