Если вы взяли за основу унифицированную форму приказа об отпуске (форма № Т-6 или Т-6а), учтите, что она подходит, только когда:
Составляем приказ об отпуске
Если вы взяли за основу унифицированную форму приказа об отпуске (форма № Т-6 или Т-6а), учтите, что она подходит, только когда:
- период, за который предоставляется основной отпуск, совпадает с периодом, за который предоставляется дополнительный;
- работнику полагается дополнительный отпуск только одного вида.
Посмотрим, как можно изменить эту форму, если у вас возникли нестандартные ситуации.
СИТУАЦИЯ 1. Период, за который предоставляется дополнительный отпуск, не совпадает с периодом, за который предоставляется основной отпуск. Например, работник начал трудиться во вредных условиях не с начала трудовой деятельности в организации, а только с 1 января этого года. И за вредную работу ему полагается лишь 7 календарных дней дополнительного отпуска2. Тогда приказ об отпуске можно заполнить следующим образом.
за период работы с «__» ________ 20__ г. по «__» _________ 20__ г.Удалите из формы эту строку
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск
на 28 календарных дней
с «05» августа 20
13
г. по «01» сентября 20
13
г.
за период работы с «01» июля 20
12
г. по «30» июня 20
13
г.Перенесите строку для отражения периода, за который предоставляется основной отпуск, в раздел А, относящийся к основному отпуску
и
| дополнительный оплачиваемый отпуск | |
| ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) |
на 7 календарных дней
за период работы с «01» января 20
13
г. по «30» июня 20
13
г.Введите дополнительную строку для отражения периода, за который предоставляется дополнительный отпуск
с «02» сентября 20
13
г. по «08» сентября 20
13
г.
В. Всего отпуск на 35 календарных дней
с «05» августа 20
13
г. по «08» сентября 20
13
г.
СИТУАЦИЯ 2. Работнику предоставляются дополнительные отпуска по нескольким основаниям, например за работу во вредных условиях и за ненормированный рабочий день.
| Б.1.Введите дополнительные строки в разделе Б для указания дополнительного отпуска по двум основаниям, выделив подразделы Б.1 и Б.2 | дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условияхДля удобства укажите основание для предоставления дополнительного отпуска ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) |
на 14 календарных дней
с «19» августа 20
13
г. по «01» сентября 20
13
г.
| Б.2.Введите дополнительные строки в разделе Б для указания дополнительного отпуска по двум основаниям, выделив подразделы Б.1 и Б.2 | дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) |
на 3 календарных дней
с «02» сентября 20
13
г. по «04» сентября 20
13
г.
СИТУАЦИЯ 3. Работнику предоставляется дополнительный отпуск отдельно от основного отпуска, например, если он использует отпуск по частям. В этом случае в приказе:
- заполняются только разделы Б и В;
- раздел А остается незаполненным.
Делаем отметки в личной карточке
Информация на лицевой стороне записки-расчета (на основе формы № Т-60) дублирует информацию из приказа о предоставлении отпуска работнику.
Покажем на примере, как заполняются разделы А, Б и В лицевой стороны записки-расчета.
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск за период работы с «01» июля 20
12
г. по «30» июня 20
13
г.
на 28 календарных дней
с «05» августа 20
13
г. по «01» сентября 20
13
г.
Б. и (или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск
на 7 календарных дней
В. Всего отпуск на 35 календарных дней
с «05» августа 20
13
г. по «08» сентября 20
13
г.
Если в организации есть кадровая служба, то лицевую сторону записки-расчета заполняет работник этой службы. Бухгалтер в этом случае делает только расчет отпускных.
Переходим к заполнению оборотной стороны записки-расчета о предоставлении отпуска. Ее заполнение зависит от того, предоставляется ли дополнительный отпуск одновременно с основным.
СИТУАЦИЯ 1. Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным. В этом случае расчетный период для исчисления отпускных единый, так как это единый отпуск. Поэтому и средний дневной заработок для оплаты основного и дополнительного отпусков будет одинаковым.
Если же между основным и дополнительным отпусками есть перерыв хотя бы в один день и они попадают на разные месяцы, то расчетный период для дополнительного отпуска будет другой.
А значит, средний заработок для исчисления отпускных за время дополнительного отпуска придется рассчитывать заново и отражать его в другой записке-расчете.
СИТУАЦИЯ 2. Дополнительный отпуск предоставляется работнику отдельно от основного отпуска. Поскольку основного отпуска у работника в этой ситуации нет, то на лицевой стороне записки-расчета надо будет заполнить только данные о дополнительном отпуске.
А средний заработок вам надо будет рассчитать за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала дополнительного отпуска.
В разделе VIII «ОТПУСК» личной карточки (на основе формы № Т-2) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск лучше отражать отдельно от основного. Это поможет избежать путаницы, в том числе в нестандартных ситуациях.