Приказ о сокращение численности или штата работников

Кого можно и кого нельзя уволить при сокращении штатов

Вообще, работодатель волен сократить любого сотрудника компании. Однако существуют особо защищенные категории работников, которых законодательно запрещено увольнять по сокращению штата. К ним относятся

• женщины, ожидающие рождения ребенка,
• родители детей до трехлетнего возраста,
• граждане или одинокие матери, на попечении которых находятся дети до 14-ти лет и до 18-ти, если речь идет о детях-инвалидах.

Что касается несовершеннолетних сотрудников, то их увольнение при штатном сокращении возможно только тогда, когда на то даст согласие специальная комиссия трудовой инспекции, защищающая права работников, не достигших совершеннолетия.

Особенности

Существует несколько причин сократить штат:

• экономические факторы, например, при уменьшении объемов производства;
• структурные факторы, когда меняется управленческая система предприятия;
• технологические факторы, когда производственные процессы автоматизируются.

При оформлении приказа требуется указать основания для сокращения, например:

• пристановка деятельности;
• увеличение налоговых выплат;
• отказ от производства определенных товаров;
• снижение объема продаж;
• аннулирование неэффективных подразделений;
• смена руководства;
• автоматизация труда.

Порядок проведения процедуры

Процесс сокращения штатов является многоступенчатым и состоит из нескольких этапов.

1. Первым делом руководство организации принимает соответствующее решение и создает письменное основание.

   Важное уточнение: увольнение сотрудников по сокращению штата возможно лишь в тех случаях, если в компании упраздняются их должности, а перевод на другую вакансию внутри компании невозможен (т.е. изначально работодатель обязан продумать возможность перевода работников на вакантные места, соответствующие их квалификации и специализации и при их наличии предложить их увольняемым).

2. Затем в порядке, установленном законом, уведомляется профсоюзный орган (если таковой на предприятии имеется) и выпускается приказ, с которым должен ознакомиться каждый попавший под сокращение сотрудник. Если какой-либо работник не желает подписывать документ, это должно быть зафиксировано в специальном акте.
3. Завершающий этап: окончательный расчет с увольняемыми (который производиться в последний рабочий день), а также внесение соответствующих записей в трудовые книжки работников, их личные карточки и прочие кадровые документы.

Кто составляет приказ

Сначала в приказе требуется зафиксировать основания для сокращения сотрудника, а затем заполнить тело документа, в котором вписываются:

1. Вначале проставляется полное название компании, дата заполнения и должности специалистов, которые будут уволены. Затем ставится количество сотрудников, которые попадают под приказ.
2. Прописываются указания начальнику подразделения, который обязан довести сведения о сокращении до сотрудников, которых это касается. Вписывается ФИО и должность человека полностью.
3. Заполняются пункты о подготовке документов и проведении процедуры сокращения штата. Вносятся указания об оформлении нового рабочего расписания, в котором не будет смен уволенных сотрудников. Эти действия проводятся после сокращения.
4. В конце вписывается ссылка на документы, на основе которых заполняется приказ.
5. Приказ подтверждается подписью руководителя фирмы. Указывается должность человека, ФИО полностью и подпись с расшифровкой.
6. Последним шагом является доведение приказа до специалистов. Они ставят на приказе подписи и готовятся к увольнению.

За 2 месяца

Согласно актуальному законодательству, приказ должен быть полностью готов и доведен до сотрудников не позднее, чем за 2 месяца до установленного дня сокращения. Однако недостаточно поставить человека перед фактом, требуется дать выбор.

ИП обязан предупреждать сотрудника за 2 недели в случае небольшого сокращения. Если увольнения массовые, требуется уведомить граждан за 3 недели.

Когда нужно сократить число штатных единиц по конкретной должности (должностям), издают приказ о сокращении численности работников. В приказе нужно указать:

• с какого числа (учитывая двухмесячный срок предупреждения), сколько штатных единиц будут сокращены;
• основание для сокращения, например, решение участников общества;
• поэтапную процедуру сокращения.

Чтобы облегчить работу кадровых специалистов наши эксперты подготовили образец приказа о сокращении численности работников в связи с оптимизацией, актуальный на 2019 год.

Приказ по сокращению численности подчиненных может составляться с различными целями, среди которых:

• назначение или переименование должности;
• организация нового отдела, в котором останутся трудиться некоторые уже нанятые сотрудники;
• переименование существующего отдела;
• сокращение количества сотрудников на фирме и пр.

Для чего бы не издавался приказ о сокращении штата и/или численности людей на предприятии, документ должен содержать в себе некоторые обязательные пункты:

• название организации, в которой проводится реорганизация;
• наименование бумаги “Приказ” и уточнение, например, “… о сокращении численности сотрудников”;
• место составления документа (город), день оформления, порядковый (регистрационный) номер бумаги;
• суть издания приказа;
• причины проведения реорганизационных мероприятий;
• наименование сокращаемой должности, число трудящихся в данной должности сотрудников, число увольняемых работников;
• распоряжение для сотрудника отдела кадров о внесении изменений в штатное расписание;
• подпись работодателя, расшифровка подписи, ФИО, должность составителя документа.

Обязанность по составлению приказов, связанных с кадрами, обычно лежит на специалистах кадровых отделов, юристах, или, иногда, на секретарях организации. В любом случае, это должен быть работник, имеющий хорошее представление о трудовом кодексе РФ и законных правах, как работодателя, так и подчиненных. После оформления приказ всегда должен передаваться на подпись руководителю, без которой он не обретает юридической силы.

Правила составления приказа

Данный документ не является особенно сложным с точки зрения делопроизводства. На сегодняшний день он не имеет унифицированного образца, строго обязательного к применению. Предприятия и организации могут писать его в свободной форме, опираясь на собственные потребности и представление о содержании данного документа.

Однако есть некоторые сведения, которые в любом случае должны наличествовать в приказе. Это касается

• названия организации,
• ФИО, должностей увольняемых сотрудников,
• причин их сокращения.

Кроме того, приказ обязательно должен быть подписан самими работниками, подписи которых будут свидетельствовать о том, что они ознакомлены с данным документом в установленном законом порядке (здесь следует отметить то, что происходить это должно не менее чем за два месяца до грядущего сокращения).

Приказ может быть оформлен как в рукописном виде, так и напечатан на компьютере, всегда в единственном экземпляре и обязательно удостоверен директором компании. Проштамповывать его не нужно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют право не пользоваться штампами или печатями, не говоря уже о том, что он относится к внутренней документации, которую изначально можно удостоверять только при помощи «руководящего автографа». После того, как процедура сокращения сотрудников будет завершена, документ необходимо передать на хранение в архив предприятия.

Специфика указаний об изменении числа сотрудников и кадрового состава

Приказ является документом, который запускает процесс преобразования штатного расписания или убавления числа сотрудников, а также является первым шагом данной процедуры.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется, если снимается ряд вакансий организации, приказ о сокращении штата сотрудников, если сокращается численность работников всех или некоторых должностей.

В связи со ст. 180 Трудового Кодекса РФ (п.2) составляется документ (Приказ), который обязан за 2 месяца до подписания работником уведомить оного об увольнении в связи с установленной формой.

Приказ после его издания становится началом следующих мероприятий:

• создание комиссии по надзору за ходом увольнения;
• уведомление заинтересованных лиц предприятия;
• сообщение о вакантных должностях взамен упраздняемых;
• регистрация приказа в специальном журнале;
• уведомление профсоюзов и центра занятости об освобождаемых трудовых единицах;
• согласование увольнения с государственной службой инспекции по труду и профсоюзной организацией (уведомление военкомата);
• обеспечение выплаты заработной платы;
• занесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Данные пункты являются основными, однако при наличии дополнительных условий может возникнуть необходимость составления вспомогательных документов (например, если сотрудник отказывается подписывать акты и уведомления).

Чтобы изменить штатное расписание, требуется следовать точному алгоритму:

• руководитель принимает решение о необходимости корректировок, например, после увольнения сотрудника;
• начальник подготавливает и издает приказ, который подтверждает позиции, которые необходимо удалить или откорректировать;
• после ознакомления сотрудников с приказом поправки вносятся в расписание. В соответствии с новым документом присваивается номер;
• прошлое расписание отправляется в архив и хранится в течение 75 лет.

Пример оформления приказа

Данный приказ составляется по стандартной для такого рода документов схеме.

Шапка документа

Вначале посередине строки пишется полное его наименование (с коротким обозначением сути). Затем чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие и дата составления приказа.

Тело документа

Следующая часть является основной. Сначала здесь фиксируется причина сокращения штата сотрудников, затем передается собственно приказ, который включает в себя несколько пунктов.

1. В первом прописываются дата и полное наименование компании, а также те должности, которые подлежат упразднению и количество работников, занятых на них.
2. Затем даются указания начальнику отдела кадров или иному уполномоченному лицу, — здесь обязательно надо вписать его должность и ФИО, — довести информацию о сокращении штатов до тех сотрудников, которых оно непосредственно касается (напомним, что сделать это нужно за два месяца до самого события).
3. Потом пишется пункт о требовании подготовить все необходимые документы и провести процедуру в законном порядке. Также сюда нужно внести указание о подготовке нового штатного расписания, в котором уже не будет сокращаемых должностей. Все это должно быть проделано до того, как факт сокращения сотрудников свершится.
4. В конце нужно дать ссылку на документ (т.е. назвать его и обозначить дату составления и номер), на основе которого выпущен данный приказ.
5. Затем следует утвердить приказ подписью руководителя компании, с указанием его должности (директор, генеральный директор или иное лицо, действующее на основании доверенности и т.п.), фамилии, имени и отчества и подписи с расшифровкой.
6. В последнюю очередь приказ доводится до сведения сотрудников, подлежащих к сокращению, которые также должны поставить на нем свои подписи.

Специфика указаний об изменении числа сотрудников и кадрового состава

Статьей 81 ТК РФ установлен процесс уведомления сотрудников:

1. Выходит приказ о сокращении штата. На его основе заполняется новый документ, который меняет штатное расписание или выпускает новое. В нем прописываются все сокращаемые сотрудники и исполнительные лица, которые ответственные за своевременное исполнение приказа.
2. Если в организации действует профсоюз, требуется его уведомить. Также документ поступает в органы занятости. Письменное подтверждения сокращения штата поступает в исполнительные органы за 2 месяца до планируемой даты или раньше. Если происходит массовое сокращения сотрудников, уведомление подается за 90 дней или ранее.
3. Определяются граждане, которые будут оставлены на рабочем месте в соответствии со статьей 179 Трудового кодекса. Если требуется выбрать, каких граждан увольнять, то преимущество остаться в организации сохраняется за работниками с иждивенцами и маленькими детьми, инвалидами, работниками, которые повышают квалификацию, одиноким матерям и беременным женщинам.
4. Сокращаемые работники получают предупреждение, они ставят росписи на уведомлении. Если работодатель не успевает в сроки, требуется перенести сокращение и выпустить новый приказ. Расторгнуть отношения раньше срока можно, если сотрудник написал заявление на добровольное увольнение. Ему выплачиваются компенсации и пособия.
5. Предложение нового рабочего места. Сотрудники, попадающие под увольнение, имеют право выбрать из доступных рабочих мест. На них разрешено перейти, если квалификация и здоровье позволяют. Без этого шага увольнение является незаконным. В противном случае человек встает в Центр занятости и получает статус безработного.
6. Передача приказа в профсоюз. Если он отказывается одобрять сокращение, то в течение недели созывается собрание, на котором присутствует работодатель. Профсоюз дает консультацию, результаты фиксируются в протоколе. Он хранится в архиве предприятия.
7. Трудовой договор расторгается в установленном законом порядке. В трудовую книжку человека вносится запись об увольнении. Основанием служит сокращение штата, если сотрудник не заполнил заявление об увольнении по собственному желанию. Выплачивается зарплата, отпускные и другие средства.

Размер выходного пособия при увольнении равняется средней зарплате за месяц.

Отличия от приказа об увольнении работника

В процессе сокращения численности или штата издается два приказа:

• непосредственно о сокращении;
• об увольнении работника.

Причем первый оформляется в самом начале процедуры, а второй – на финальной стадии.

Приказ о сокращении издается для того, чтобы инициировать организационное мероприятие на предприятии. Приказ об увольнении формируется по каждому из работников, попавших под сокращение, индивидуально.

Данные документы включают в себя неодинаковую информацию и порождают различные правовые последствия.

Многие граждане ошибочно думают, что сокращение штата и численности – это одно и то же. Однако, когда сокращается численность, происходит исключительно снижение числа персонала в компании.

Сокращая же штат, работодатель ликвидирует сами единицы штатного расписания.

При этом обратной связи здесь нет. Ведь, если сокращается штатная единица, человека можно перевести на другую должность.

Сама процедура расторжения трудового договора в обоих случаях – идентичная. При проведении мероприятий должны соблюдатьсястатьи 179 – 180 ТК РФ.

Работник вправе досрочно расторгнуть трудовой договор, не дожидаясь даты сокращения, при этом нужно написать заявление такого образца.

При этом работнику выплачиваются все положенные выплаты, в том числе выходное пособие на основании приказа.

По факту окончания срока предупреждения о сокращении оформляется приказ об увольнении работника.

Законодательные акты по теме

Причины

Основными причинами сокращения персонала могут являться:

• Экономические и финансовые трудности. При неликвидности деятельности компании и появлении убытков, руководство приступает к увольнению персонала, стараясь снизить свои расходы. Иногда такое решение спасает организацию и помогает остаться на плаву в кризис.
• Возникает потребность в снижении числа работников. Решение принимается с целью увеличения производительности. После ухода сотрудника его обязанности распределяются между действующими работниками.
• Возникла необходимость в сокращении штата. Убираются ненужные компании должности штатного расписания. При таких обстоятельствах могут ликвидироваться целые отделы.

Все основания, позволяющие сократить персонал, должны подтверждаться документально.

Для проведения процедуры создается комиссия на основании приказа.

Документы основания

Решение о сокращении численности или штата принимает исключительно руководство. Делается это документально.

На основании решения ответственный за оформление распорядительных документов сотрудник, готовит приказ о предстоящем сокращении.

Готовит распоряжение секретарь либо сотрудник отдела кадров. Это не сложный документ. Он составляется в произвольной форме, так как специальных унифицированных форм для него закон не предусматривает.

Однако он должен соответствовать всем правилам делопроизводства, установленным в организации.

Рекомендуется включить в приказ обязательные пункты:

• наименование компании;
• Ф.И.О. увольняемых лиц;
• причины сокращения.

С подобной документацией обязательно должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Увольняемые граждане узнают о предстоящем увольнении с помощью специального письменного уведомления от работодателя.

Его вручают лично либо направляют персоналу почтой.

Такой приказ может оформляться в печатном либо письменном виде на усмотрение руководителя в единственном экземпляре.

Подписи на документе всегда проставляются «живые». При необходимости документ размножается с помощью ксерокса.

Никакие печати и штампы на приказе проставлять нет необходимости, если иное не прописано во внутренней документации компании. После завершения процедуры сокращения, документ передается на хранение в архив.

В шапке документа содержится информация:

• название организации;
• название самого документа;
• краткая суть приказа;
• город;
• дата издания.

Непосредственный текст приказа должен содержать информацию:

• причина сокращения персонала;
• требование о сокращении;
• дата увольнения и перечисление ликвидируемых должностей с обозначением количества единиц;
• распоряжение для уполномоченного лица довести информацию до сотрудников (за два месяца до увольнения необходимо письменно уведомить персонал);
• назначение ответственных лиц за контроль и исполнение приказа;
• ссылка на документ-основание проведения процедуры.

На распоряжении проставляется виза руководителя, расшифровка с обозначением должности и подписи всех сокращаемых сотрудников.

Без подписи руководителя документ нельзя признать действительным.

В документе нельзя допускать ошибки и исправления, они тоже способствуют недействительности документа.

Поэтому при их допущении приказ рекомендуется переделать.

Выводы

По рассмотренной теме выделим несколько основных моментов:

• Отличие в сокращении штата и численности заключается в аннулировании единиц штатного расписания.
• Приказ по предприятию оформляется в произвольной форме. Специальных унифицированных форм не существует. Документ должен соответствовать основным правилам делопроизводства, установленным в компании.
• Сокращаются должности работников в штатном расписании, в основном, по причине производственной необходимости, выводе компании из кризисной ситуации.
• Для оформления приказа нужно распоряжение руководителя или решение общего собрания акционеров.
• Без подписи руководителя документ признается недействительным.
• Увольняемые сотрудники о предстоящих событиях предупреждаются дополнительными письменными уведомлениями, подготовленными отделом кадров.

[uptolike]

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: 7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ 7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург –ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!