Как правильно добавить вкладыш в трудовую книжку

Оформление на работу

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

• Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
• Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

1. фамилию, имя и отчество}
2. дату рождения}
3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

• Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
• Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

• Изъять ошибочно заполненное приложение.
• Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
• Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
• Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
• Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет – 16.
2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения – они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Положениями ТК РФ установлено, что отношения между работодателем и гражданином возникают после заключения соответствующего договора.

В момент оформления на работу физическое лицо обязано предоставить предприятию или ИП целый перечень документов, который содержится в статье 65 Кодекса, в т.ч. трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка находится у работодателя, который является ответственным за ее ведение и сохранность.

Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ. Они должны быть сшиты и составлять единое целое.

Однако надо учитывать содержание пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, который устанавливает обязанность работодателя присваивать свой порядковый номер каждой записи в трудовой книжке.

Следовательно, вкладыш в вышеуказанный формуляр целесообразно вшивать после последнего листа основного документа, но перед обложкой.

Каких-либо специальных требований к качеству или цвету нитей или иных материалов, используемых при подшивке, нормативные акты Российской Федерации не содержат. Отсюда прямо следует право работодателя использовать нити любого цвета, качества и структуры.

Осуществить вшивание можно как с помощью иглы, так и с использованием специальных технических средств.

Для наиболее прочного и надежного прикрепления к трудовой книжке следует осуществлять сшивку по развороту вкладыша.

К сожалению, законодательство Российской Федерации не содержит образца того, как вшивается вкладыш в трудовую книжку. Поэтому при выполнении данной процедуры следует руководствоваться вышеуказанными рекомендациями и практическим опытом сотрудников, осуществляющих вшивание.

Важно помнить, что по итогам манипуляций вкладыш и трудовая книжка, в которую он вшит, должны быть единым документом.

Вместо заключения следует отметить, что работодателю необходимо осуществлять заполнение и ведение вкладышей правильно и безошибочно. Игнорирование этой обязанности может явиться причиной наложения на предприятие или ИП штрафов в размерах, установленных Кодексом об административных правонарушениях России.

Более того, неверные заполнение и ведение вкладышей могут породить проблемы и для работников (например, при оформлении ими пенсий или последующем трудоустройстве).

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

• берется иголка с ниткой;
• вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Отсутствие печати с прошлой работы

Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа,

к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.

В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Замечание. В большинстве случаев судебное дело выигрывает сотрудник, поэтому для выставления печати бывает достаточно пригрозить бывшему работодателю судом.

Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Сотрудник сменил фамилию

В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.

После принятия заявления принимается ряд шагов:

1. Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику;
2. Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге;
3. После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии;
4. Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

• На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
• Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
• При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
• Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
• В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?

Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.

Замечание. С точки зрения удобства, лучшим местом для вшивания документа станет середина. Однако в этом случае бланк будет разделять некоторые записи, что собьет целостность книжки и создаст множество проблем с нумерацией.

Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Основное требования к креплению – надежность и полное исключение возможности утраты документа. В противном случае уничтоженные данные не будут восстановлены.

В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

1. На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги;
2. При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Замечание. Из-за того что работник в любом случае несет расходы за покупку бланка, работодатель может попросить сотрудника самостоятельно приобрести дополнительный документ.

Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

• Получить бланк нового приложения.
• Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
• Получить подпись владельца
• Завизировать подписью и печатью работодателя.
• Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
• Проставить штамп на титульной странице.
• Подшить приложение.
• Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.