Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Обязательно ли его вести{q}

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

https://www.youtube.com/watch?v=2iN-BdDA-yk

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору — Управление персоналом

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал{q} Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

В бумажном виде

Как оформить журнал регистрации{q} Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

• быстрота и доступность поиска документа;
• оптимизация работы с кадрами;
• контроль оформления и хранения документов;
• соблюдение конфиденциальности;
• уменьшение трудоемкости затрат;
• сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
• формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

• первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
• вторая – указывается дата заключения соглашения;
• третья – указывается порядковый номер соглашения;
• четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
• пятая – указывается должность работника и вид работ;
• шестая – подразделение, в котором работник числится;
• седьмая – указывается число и номер трудового договора;
• восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
• девятая – краткое содержание соглашения;
• десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).

Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.

Трудовые договоры и соглашения к ним должны храниться в делах или архиве компании 75 лет.

Все трудовые договоры, помещённые в дело, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, которому присваивается номер по номенклатуре.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва:  7(499)350-6630.
• Санкт-Петербург:  7(812)309-3667.

Общие сведения

Ни одним правовым актом не закреплена обязанность работодателей заводить регистрационные журналы кроме книги учёта трудовых книжек, который, по сути, тоже является журналом регистрации. Однако Федеральная служба по труду требует регистрировать все документы, которые носят справочный характер.

Кроме того передача закрытых дел в архив производится строго по описи. Журнал регистрации можно взять за основу для составления описи, так как в нём по хронологии указаны сведения о вложенных в дело договорах.

В итоге получаем вывод, что основная задача регистрационного журнала — это учёт трудовых договоров в компании и доп. соглашений к ним.

Случаи оформления

Журнал регистрации заводится одновременно с оформлением нового дела по номенклатуре. По инструкции по делопроизводству в деле может быть максимум 250 листов.

Как только дело переполнено, оно закрывается (на титульном листе проставляется дата окончания). К делу прикладывается журнал регистрации. После того, как начат новый том, нужно оформлять и новый журнал регистрации.

Важно: порядковые номера в журнале начинаются с 1‑го с началом нового года. Но можно их продолжать, ведь строгих требований на этот счёт нет ни в одном правовом акте.

Кто оформляет{q}

Обязанность по ведению кадровых дел, в том числе, и по оформлению журналов регистрации, лежит на сотруднике компании, который по приказу директора обязан вести кадровые дела.

Это может быть штатный кадровик или другой специалист (в том числе и совместитель):

• секретарь;
• делопроизводитель;
• юрист и т.д.

Если предприятие маленькое, дела может вести сам руководитель или предприниматель.

Структура документа

Журнал имеет в структуре:

1. титульную страницу;
2. таблицу.

Титульная страница должна содержать:

• название фирмы (ИП или ФИО физического лица‑работодателя);
• структурное подразделение (отдел кадров);
• номер дела по номенклатуре и номер тома;
• название («Журнал регистрации трудовых договоров»);
• дата начала действия журнала (когда открыто новое дело);
• дата окончания (вписывается в день закрытия дела);
• количество листов в журнале;
• срок хранения (75 лет);
• место оформления (поселение: город, село, ПГТ и др.).

Сам журнал оформляется в виде таблицы со столбцами:

• номер по порядку;
• дата договора;
• ФИО сотрудника;
• должность сотрудника;
• отдел;
• примечание.

№

Дата договора

ФИО работника

Должность

Структурное подразделение

Примечание

Порядковый номер начинается с 1‑го или продолжается. Дата договора — фактическая дата, прописанная в договоре, а не число выхода на работу или подписания договора.В примечании можно указывать о наличии дополнительного соглашения. Само доп. соглашение можно прикрепить к договору или вложить в другое дело, но в журнале прописать, в какое именно с указанием порядкового номера.

№	Дата договора	ФИО работника	Должность	Структурное подразделение	Примечание
1	11.01.2016	Куприянов Александр Евгеньевич	Охранник 4‑й категории	Проходная	Доп. соглашение к договору хранится в деле №13-11 (том 1) под №13
2

В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:

• Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
• При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
• Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
• При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
• При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа.

• Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Кадровые мероприятия

Вопрос В нашей организации ведется журнал регистрации трудовых договоров. Нужно ли регистрировать в нем также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если да, то, каким образом их нумеровать{q} Трудовые договоры имеют сплошную нумерацию.

Обязательно ли регистрировать дополнительные соглашения{q} Если да, то их нужно фиксировать в одном журнале вместе с трудовыми договорами{q} Ответ Регистрировать дополнительные соглашения в каком-либо журнале не обязательно. Трудовое законодательство не предусматривает необходимости нумерации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

https://www.youtube.com/watch?v=DQT2Q3WuG_w

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Причины изменения договора могут быть различными:

• перевод на другую работу;
• смена собственника;
• отстранение от работы;
• изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

№ п / п	Дата	Номер	ФИО	Вид работ	№ и дата	Срок действия	Содержание	Прим
10	10.02.14	48	Емец К.Л.	слесарь	32 от 28.04.12	10.02.14 – 10.02.15	Изменение оклада

Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.

Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.

Ведение журнала

Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе. В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.

Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.

Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.

В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.

Внимание

Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора.

Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.

Как вести такой журнал{q} Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде. При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным. В бумажном виде Как оформить журнал регистрации{q} Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя.

Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ. Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях.

Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

Определение Что такое дополнительное соглашение к трудовому договору{q} Это соглашение об изменении сторонами определенных условий трудового договора, отраженных в основном документе. К примеру — это условия прекращения трудового договора. О полной материальной ответственности заключают дополнительное соглашение — договор о материальной ответственности сторон.

Основные случаи использования В каких случаях необходимо дополнительное соглашение к трудовому договору{q} Вообще-то во всех, если есть моменты, на которые у нанимателя и кандидата имеются разные трактовки — или которые работодатель трактует сколь-нибудь иначе, чем сказано в трудовом договоре.

Рабочая неделя подходит к концу.

Самое время немного отвлечься от текущих дел и заняться составления планов на приближающиеся выходные и следующую трудовую пятидневку.

Но если то, как вы проведете уикенд, зависит только от вашей фантазии, при составлении рабочего расписания будет не лишним свериться с нашими еженедельными бухгалтерскими напоминаниями. < … >

Ошибка в чеке: как исправить

То, каким образом исправлять некорректно сформированные кассовые чеки, зависит от применяемого формата фискальных документов (ФФД).

→ Бухгалтерские консультации → Трудовой договор

Обновление: 14 сентября 2018 г.

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч.

 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

• если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
• если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа.

Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.

Нумерация трудовых договоров используется лицами:

• Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
• При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
• Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
• При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
• При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии.

https://www.youtube.com/watch?v=TxX71SD6Dhg

Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации.