Работнику излишне выплачена зарплата

Вопрос читателя

Недавно редакция получила письмо от бухгалтера Дмитрия Весняка. Он рассказал, что при составлении отчетности за 1-е полугодие 2009 г. выявилась ошибка: в указанном периоде бухгалтерия два раза выплатила зарплату сотрудникам за февраль – в марте и июне 2009 г., при этом рассчитана она была верно. Ошибка возникла из-за того, что выплата заработной платы за февраль не была отражена в бухгалтерской программе из-за сбоя последней.

Какая ошибка считается счетной

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Редакция журнала “Зарплата” обратилась к Н.З. Ковязиной, заместителю директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России, с просьбой пояснить, какую ошибку можно считать счетной. По ее мнению, счетной следует считать ошибку, связанную с арифметическими действиями при расчете зарплаты, механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу, а также ошибку, вызванную сбоем в работе бухгалтерской программы.

В таблице на с. 55 приведен перечень счетных и несчетных ошибок. Сразу скажем, что он не является исчерпывающим.

Таблица

      Счетные ошибки     

                Несчетные ошибки               

Ошибка в арифметических  
действиях, например      
получен неверный         
результат при сложении   
составных частей         
заработной платы (оклада,
доплат, премий), которые 
по отдельности были      
исчислены правильно      

Неправильно применено законодательство:        
- оплачен отпуск большей продолжительности, чем
положено, в результате сумма отпускных         
оказывается завышенной;                        
- оплачены все часы сверхурочной работы в      
двойном размере, в то время как в соответствии 
со ст. 152 ТК РФ первые два часа оплачиваются в
полуторном;                                    
- при расчете среднего заработка бухгалтер учел
премию, начисленную после расчетного периода, и
др.                                            

Ошибки в результате сбоя 
бухгалтерской программы  

Работник получил заработную плату два раза - за
себя и за однофамильца                         

Механическая ошибка при  
вводе данных в           
бухгалтерскую программу, 
например введен оклад в  
большем размере,         
пропущена цифра,         
неправильно набрано число

Неправильно применены нормативно-правовые акты 
организации:                                   
- бухгалтер начислил работнику надбавку,       
которая ему не установлена;                    
- ошибочно выплатил премии без соответствующего
распоряжения руководства                       

Двукратную выплату заработной платы, о которой рассказал Дмитрий Весняк, можно считать счетной ошибкой, так как она произошла из-за сбоя бухгалтерской программы.

Далее мы расскажем о действиях, которые должен предпринять работодатель при обнаружении счетной ошибки, а также рассмотрим ситуацию, когда ошибка не признается счетной.

Законодательство не содержит понятие «счетная ошибка», а имеющаяся судебная практика достаточно противоречива. Однако в большинстве случаев она трактуется как ошибка, допущенная из-за некорректного применения математических правил в процессе расчета.

Если ошибка допущена по причине неправильного применения норм права или использования в расчете некорректных данных, то счетной она не признается. Подобную позицию занимают и Роструд, и Верховный суд России.

Удержание излишне выплаченных сумм из зарплаты работающих сотрудников

Как и в общем случае, комиссия составляет акт и направляет работнику уведомление о допущенной ошибке. Указываются сумма, подлежащая возврату, его срок и указание на возможность обращения в суд, если он не выполнит требования. Уведомление отправляется по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о прочтении.

В случае возврата средств следует принять заявление работника о добровольном внесении денежных средств. Оно должно содержать указание на сумму и дату возврата, а также способ, которым он собирается это сделать (в кассу или на расчетный счет).

Согласно ст. 137 Трудового кодекса работодатель вправе удержать из зарплаты сотрудника суммы, излишне выплаченные ему вследствие счетных ошибок. Решение об удержании администрация предприятия может принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат, при условии, что работник не оспаривает основание и размеры удержания.

Постараемся помочь Дмитрию Весняку разрешить возникшие в результате обнаружения ошибки вопросы. Для начала выясним, является ошибка счетной или нет.

Как уже было сказано, согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе взыскать с работника излишне выплаченную заработную плату, если такая выплата произошла в результате совершения счетной ошибки. При этом он должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат, если работник не оспаривает основание и размер удержания.

Срок для возвращения переплаты может быть установлен, например, в уведомлении. В этом же документе сотрудник может зафиксировать свое согласие или несогласие на удержание излишне полученной им суммы из зарплаты. Образец уведомления приведен на с. 60.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Уволившемуся работнику вначале нужно направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. Документ оформляют так же, как и в ситуации, когда работник продолжает трудиться в компании. Правда, в нем следует указать, что если гражданин не вернет излишне выплаченную ему сумму, организация обратится в суд.

Возможно, бывший работник вернет деньги после получения уведомления. Тогда целесообразно будет получить от него заявление, составленное в произвольной форме, о возврате суммы, излишне полученной ранее.

Если бывший работник не возвращает деньги, организация вправе обратиться в суд. Дело в том что согласно ст. 1102 ГК РФ получение имущества без оснований называется неосновательным обогащением, следовательно, получателю придется его вернуть. Исключения из данного правила предусмотрены в п. 3 ст. 1109 ГК РФ.

Для возврата средств работодателю необходимо обратиться в районный суд. Он признается судом первой инстанции в случае рассмотрения трудового спора (ст. 24 ГПК РФ). Данный спор можно назвать трудовым, поскольку он возникает между работодателем и бывшим работником и касается выплат, связанных с трудовым договором (ч. 2 ст. 381 ТК РФ).

В ходе разбирательства бывшему работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки.

Решение суда может быть как положительным, так и отрицательным. Работодателю следует подготовить к слушанию копии и оригиналы:

• трудового договора с бывшим работником;
• документов по расчету и выплате заработной платы;
• акта о выявленной ошибке;
• уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.

Удержание излишней выплаты, если сотрудник уволился

После того как работодатель выяснит, является ошибка счетной или нет, он переходит к вопросам документального оформления выявленной ошибки, а также к определению возможности и способа возврата излишне выплаченных сумм. От принятых решений и конкретных действий работодателя будет зависеть отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, а также налогообложение излишне выплаченных сумм. На с.

Вопрос о том, какие документы нужно оформить при обнаружении счетной ошибки, мы задали О.Л. Вольхиной, заместителю генерального директора ООО “Аудиторский центр содействия бизнесу”. Ольга Леонидовна считает, что обнаруженная счетная ошибка должна быть зафиксирована в акте специально назначенной комиссии, составленном в произвольной форме.

Ниже приведен образец документа.

НДФЛ: нужно ли применять ставку 35%. В подобных ситуациях возникает вопрос, можно ли излишне выплаченную сумму рассматривать как беспроцентный заем и облагать сумму экономии на процентах по ставке 35%.

Обратимся к ст. ст. 807 и 808 ГК РФ. В них сказано, что договор займа заключается в письменной форме, если заимодавцем является юридическое лицо. Договор займа подразумевает следующее:

• заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками;
• заемщик обязан возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Переплата заработной платы в результате счетной ошибки не содержит признаков договора займа, следовательно, излишне выплаченные сотрудникам суммы заработной платы нельзя квалифицировать как предоставленный заем. Соответственно, исчислять и удерживать НДФЛ по ставке 35% с суммы переплаты как с материальной выгоды, предусмотренной в пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, нет оснований.

НДФЛ по ставке 13% (30%). Излишне полученная зарплата образует доход работника. Однако если работник продолжает трудиться в компании и готов вернуть деньги, начислять при обнаружении переплаты, а затем сторнировать сумму НДФЛ нелогично.

Другая ситуация возникает, если работник уже уволился или не желает возвращать излишне полученные деньги. Решение вопроса об их возврате может затянуться. В п. 5 ст. 226 НК РФ сказано, что если у организации нет возможности удержать НДФЛ, она должна сообщить об этом в налоговую инспекцию. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Следовательно, чтобы застраховать себя от возможных претензий налоговых инспекторов, работодателю нужно подать в налоговую инспекцию сведения о доходе и неудержанной сумме НДФЛ, если:

• работник уже уволился;
• планируется судебное разбирательство, которое может затянуться.

Сообщить о невозможности удержать сумму налога с выплаченного сотруднику дохода можно по форме 2-НДФЛ (п. 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@).

Таким образом, при счетной ошибке НДФЛ либо не начисляют (в случае удержания из зарплаты излишне выданной суммы), либо подают сведения в налоговую инспекцию.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Налогооблагаемая прибыль и суммы излишне выданной зарплаты. Вначале разберемся с вопросом учета переплаты в расходах, поскольку начисление ЕСН тесно связано с расчетом налога на прибыль.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть: обоснованными, документально подтвержденными, направленными на получение дохода.

Излишне выплаченную зарплату нельзя назвать обоснованным расходом, поскольку она выплачена не за труд. Более того, эта выплата не направлена на получение дохода. Таким образом, ее нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Начисление ЕСН и пенсионных взносов. Согласно п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты, на которые нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль, в настоящее время не облагаются ЕСН.

Поскольку ЕСН на излишне выплаченные работникам суммы не начисляется, не нужно облагать эти выплаты и взносами на пенсионное страхование, ведь база для их начисления совпадает с налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ).

Взносы на страхование от несчастных случаев. Излишне выплаченная зарплата не облагается страховыми взносами, поскольку они рассчитываются с начисленной оплаты труда. Об этом говорится:

• в ст. 3 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”;
• п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.

Не во всех случаях работодатель может взыскать с работника излишне выплаченную заработную плату, даже если обратится в суд. Ведь судьи могут вынести решение и об отказе во взыскании.

В такой ситуации действия бухгалтера зависят от того, уволился сотрудник к моменту обнаружения излишней выплаты или продолжает работать в фирме.

Если сотрудник уволился, организация обязана подать в налоговую инспекцию сведения о выплаченном доходе и неудержанной сумме НДФЛ по форме 2-НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если работник продолжает трудиться в компании, работодателю следует удерживать НДФЛ из его будущих доходов (см. схему 1 на с. 56).

Невозвращенная сумма не уменьшает базу по налогу на прибыль, она не облагается ЕСН, пенсионными взносами и взносами на страхование от несчастных случаев.

Обнаружение переплаты должно быть задокументировано, после чего работодатель может обратиться к работнику с требованием возвратить неправомерно полученные им средства. При согласии работника деньги могут быть удержаны из будущих выплат либо возвращены им в кассу или на расчетный счет.

Если работник не согласен с выдвинутыми требованиями, то придется обращаться в суд. Дальнейшие действия будут зависеть от судебного решения. При вынесении решения в пользу работодателя он может потребовать от должника исполнить решение суда самостоятельно либо направить исполнительный лист судебным приставам.

В соответствии с суммой возвращенных средств производится корректировка отчетности по уплате НДФЛ, страховых взносов и налогу на прибыль. Если же взыскать средства не удалось, то в налоговые органы на работника подаются сведения о доходе с указанием неудержанной суммы налога.

Для фиксации таких фактов работодатель должен создать комиссию. Заседания комиссии протоколируются, а на каждый выявленный факт допущенной ошибки составляется акт.

На основании акта об обнаруженной ошибке составляется уведомление в адрес работника с указанием срока, когда ему необходимо вернуть средства, или просто указывается сумма, которая будет удержана из его доходов при окончательном расчете.

На копии уведомления, остающейся у работодателя, работник должен собственноручно проставить свое согласие или несогласие с заявленными требованиями (в случае отказа от получения требования об этом составляется акт). В случае возврата денежных средств вопрос с переплатой можно считать закрытым. Если излишне выплаченный доход будет удержан из окончательного расчета, необходимо сделать приказ об этом.

Образец уведомления

Способы взыскания с работника сумм вследствие бухгалтерской ошибки

                          -----------------------¬
--------     Счетная ошибка     ------¬
¦/      L-----------------------     ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦   Сотрудник продолжает работать   ¦ ¦    Сотрудник уволился к моменту   ¦
¦           в организации           ¦ ¦         обнаружения ошибки        ¦
L-------T------------------------T--- L--------------T-------------T-------
¦/                      ¦/                 ¦/           ¦/
-------- -------¬---------------- -----------¬------- -----¬------- ------¬
¦ Не оспаривает ¦¦    Оспаривает основание   ¦¦ Не согласен¦¦  Возвращает ¦
¦   основание   ¦¦     удержания и сумму     ¦¦   вернуть  ¦¦  переплату  ¦
¦   удержания   ¦¦    переплаты, либо срок   ¦¦  переплату ¦¦  по просьбе ¦
¦    и сумму    ¦¦   для удержания излишне   ¦L-T-----------¦ работодателя¦
¦ переплаты <*> ¦¦ выплаченных сумм истек <*>¦  ¦           L------T-------
L-------T--------L---------------T------------  ¦                 ¦/
¦/                      ¦/            ¦/  --------------- ------¬
-------- ---------------¬ ------- -------------- -¬ ¦Возвращенная сумма не¦
¦Работодатель удерживает¦ ¦Работодатель обращается¦ ¦облагается НДФЛ, ЕСН,¦
¦  переплату из будущей ¦ ¦  в суд за взысканием  ¦ ¦ пенсионными взносами¦
¦зарплаты сотрудника <*>¦ ¦       переплаты       ¦ ¦      и взносами     ¦
LT----------------------- L---T-------T------------ ¦    на травматизм,   ¦
¦                -------------       ¦             ¦  не учитывается при ¦
¦               ¦/                 ¦/            ¦  расчете налога на  ¦
¦ --------------- ----¬ ------------- -----------¬ ¦       прибыль       ¦
¦ ¦ Суд вынес решение ¦ ¦Суд отказал во взыскании¦ L----------------------
¦ ¦    о взыскании    ¦ L------------T------------
¦ L---------T----------              ¦
¦/         ¦/                       ¦
- ----------- ------------¬           ¦
¦  Возвращенная сумма не  ¦          ¦/
¦  облагается НДФЛ, ЕСН,  ¦  --------- -----------------------------------¬
¦  пенсионными взносами и ¦  ¦   Невозвращенная сумма не учитывается при  ¦
¦ взносами на травматизм, ¦  ¦  расчете налога на прибыль, не облагается  ¦
¦    не учитывается при   ¦  ¦   ЕСН, пенсионными взносами и взносами на  ¦
¦расчете налога на прибыль¦  ¦       травматизм, но облагается НДФЛ       ¦
L--------------------------  L---T---------------------T-------------------
-----------------                     ¦
¦/                                   ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦  У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦  инспекцию сведения о доходе и неудержанной  ¦
¦  с других его доходов  ¦ ¦                  сумме НДФЛ                  ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 1

                          -----------------------¬
--------    Несчетная ошибка    ------¬
¦/      L-----------------------     ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦   Сотрудник продолжает работать   ¦ ¦    Сотрудник уволился к моменту   ¦
¦           в организации           ¦ ¦         обнаружения ошибки        ¦
L-------------T------------------T--- L-----T------------------T-----------
¦/                ¦/        ¦/                ¦/
-------------- ------------¬ ---- ---------- ----¬ ------------ ----------¬
¦     Возвращает сумму     ¦ ¦Не согласен вернуть¦ ¦ Возвращает переплату ¦
¦  переплаты по требованию ¦ ¦     переплату     ¦ ¦      по просьбе      ¦
¦     работодателя <*>     ¦ L---------T---------- ¦     работодателя     ¦
LT--------------------------           ¦           L----------T------------
¦                                    ¦/                    ¦/
¦               ---------------------- -------¬ ------------- -----------¬
¦               ¦Работодатель обращается в суд¦ ¦  Возвращенная сумма не ¦
¦               ¦   за взысканием переплаты   ¦ ¦  облагается НДФЛ, ЕСН, ¦
¦               LT----------------T------------ ¦ пенсионными взносами и ¦
¦               ¦/              ¦/            ¦ взносами на травматизм,¦
¦ --------------- --¬------------- -----------¬ ¦   не учитывается при   ¦
¦ ¦Суд вынес решени妦Суд отказал во взыскании¦ ¦    расчете налога на   ¦
¦ ¦   о взыскании   ¦L------------T------------ ¦         прибыль        ¦
¦ L--------T---------             ¦             L-------------------------
¦/        ¦/                     ¦
- ---------- -------------¬        ¦
¦  Возвращенная сумма не  ¦       ¦/
¦  облагается НДФЛ, ЕСН,  ¦  ------ --------------------------------------¬
¦  пенсионными взносами и ¦  ¦   Невозвращенная сумма не учитывается при  ¦
¦ взносами на травматизм, ¦  ¦  расчете налога на прибыль, не облагается  ¦
¦    не учитывается при   ¦  ¦   ЕСН, пенсионными взносами и взносами на  ¦
¦расчете налога на прибыль¦  ¦       травматизм, но облагается НДФЛ       ¦
L--------------------------  L---T---------------------T-------------------
-----------------                     ¦
¦/                                   ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦  У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦  инспекцию сведения о доходе и неудержанной  ¦
¦  с других его доходов  ¦ ¦                  сумме НДФЛ                  ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 2 Счетная ошибка

Итак, мы выяснили, что Дмитрий Весняк совершил счетную ошибку. В случае выявления такой ошибки у работодателя есть преимущество – шансы вернуть излишне выплаченные суммы выше. Если работники не оспаривают основание удержания и его сумму, удержать излишне выплаченные деньги можно из их будущей зарплаты.

Рассмотрим, какие документы и как нужно составить при обнаружении счетной ошибки, и поговорим о налогообложении излишне выплаченных сумм.

Дебет 50 (51) Кредит 70

• поступила в кассу (на расчетный счет) сумма излишне выплаченной зарплаты.

Дебет 91-2 Кредит 70

• списана невозвращенная сумма излишне выплаченной зарплаты.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Общество с ограниченной ответственностью                ¦
¦                             "Поздний вечер"                             ¦
¦                                                                         ¦
¦                              Приказ N 57-к                              ¦
¦         об обнаружении недостачи и взыскании причиненного ущерба        ¦
¦                                                                         ¦
¦г. Москва                                              25 августа 2009 г.¦
¦                                                                         ¦
¦    В результате ошибки,  допущенной  бухгалтером  по расчету  заработной¦
¦платы  С.А. Огоньковой,  сотрудникам  ООО  "Поздний вечер"  была  излишне¦
¦выплачена сумма заработной платы за июнь 2009 г. в размере 30 000 руб. По¦
¦данному факту назначена комиссия, по результатам работы которой составлен¦
¦акт об обнаружении недостачи и установлении размера ущерба от 24.08.2009.¦
¦В связи с чем                                                            ¦
¦                                                                         ¦
¦    Приказываю:                                                          ¦
¦    1.  Виновному лицу,  С.А. Огоньковой,  возместить ущерб,  причиненный¦
¦предприятию, в размере среднего месячного заработка - 25 000 руб.        ¦
¦    2.  Контроль  исполнения  приказа  возложить  на главного  бухгалтера¦
¦В.Н. Прохладную.                                                         ¦
¦                                                                         ¦
¦    Директор ООО                                                         ¦
¦    "Поздний вечер"              Звездинский             Р.В. Звездинский¦
¦                                                                         ¦
¦    С приказом ознакомлена, возражений не имею.                          ¦
¦    25 августа 2009 г.              Огонькова              С.А. Огонькова¦
L--------------------------------------------------------------------------

Согласно ст. 238 Трудового кодекса работник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния данного имущества. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о материальной ответственности, утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 244 ТК РФ).

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ). Если лицо, по вине которого произошла несчетная ошибка и были излишне выданы суммы наличных денежных средств на оплату труда, является материально ответственным, данные суммы могут квалифицироваться как недостача.

Удержание суммы ущерба с виновного лица

Разберемся, вправе ли работодатель взыскивать ущерб, причиненный организации, с бухгалтера, совершившего несчетную ошибку, и если да, как оформить такую операцию.

Трудовой кодекс предоставляет работодателю право принять решение о возмещении суммы ущерба виновным лицом. Действия работодателя в этом случае будут зависеть от того, заключен с работником, нанесшим ущерб организации, договор о материальной ответственности или нет.

Списать суммы ущерба, нанесенного работником, организация сможет в двух случаях.

Первый случай. Работодатель полностью или частично отказался от взыскания причиненного ущерба с виновного лица (ст. 240 ТК РФ).

Такое решение он может принять сразу после проведения проверки и установления размера причиненного ущерба.

Сумма ущерба, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при налогообложении прибыли, поскольку такие затраты не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Второй случай. Размер ущерба превышает пределы материальной ответственности работника.

В ст. 241 ТК РФ указано, что за причиненный ущерб сотрудник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами. Другими словами, материальная ответственность работника ограничивается размером его среднего месячного заработка.

Пример. Бухгалтер Н.В. Игнатова допустила ошибку, которая привела к переплате сотрудникам сумм заработной платы за отработанный месяц. Причиненный работодателю ущерб составил 52 000 руб. В акте комиссии, созданной работодателем, ошибка бухгалтера квалифицирована, как несчетная. Средний месячный заработок Н.В. Игнатовой составляет 25 000 руб. Какая сумма может быть взыскана работодателем с виновной в причинении ущерба{q}

Решение. С Н.В. Игнатовой договор о полной материальной ответственности не заключен, поэтому с работницы может быть взыскана сумма причиненного ущерба в размере ее среднего месячного заработка, то есть 25 000 руб. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнице (ст. 138 ТК РФ). Следовательно, период удержания растянется на пять месяцев [25 000 руб. : (25 000 руб. x 20%)].

Оставшаяся сумма ущерба в размере 27 000 руб. (52 000 руб. – 25 000 руб.) подлежит списанию.

Если бы сумма ущерба оказалась менее 25 000 руб., работница должна была бы возместить работодателю материальный ущерб полностью.

Сумма ущерба, которая не может быть взыскана с работника, как и в предыдущем случае, не будет учтена при налогообложении прибыли, поскольку также не относится к экономически обоснованным затратам.

Ю.А.Никерова

Старший научный редактор

журнала “Зарплата”

При наличии несчетной ошибки и отказе вернуть денежные средства допускается взыскать ущерб с лица, совершившего ошибку.

Если виновное лицо не является материально ответственным, решение о возмещении им ущерба может быть принято только по итогам всесторонней проверки, в ходе которой следует установить истинный размер ущерба и причины его возникновения.

Проверку необходимо поручить комиссии, в которую должны войти специалисты соответствующего профиля, а также представители трудового коллектива. От работников, подозреваемых в нанесении ущерба, следует получить объяснения в письменном виде (при отказе от дачи объяснений составляется акт). Работники и их представители могут знакомиться с материалами проверки и при необходимости обжаловать их.

Несмотря на то, что законодательство не указывает на срок, когда такая проверка должна быть проведена, его следует установить приказом. Он должен быть издан не позднее дня, следующего за выявлением ущерба.

Если ущерб составляет не более среднего месячного заработка виновного лица, взыскание производится на основании письменного приказа. Приказ о взыскании должен быть издан в течение одного месяца со дня установления окончательного размера ущерба.

Если приказ о взыскании в положенный срок не издан или размер ущерба превышает его средний месячный заработок, ущерб может возмещен только по решению суда. Также необходимо учесть, что работник, несогласный с признанием его вины, может обратиться за защитой своих прав в суд или Трудовую инспекцию.

Для взыскания ущерба с материально ответственного лица достаточно результатов работы комиссии и письменного приказа.

Поэтому со всеми работниками, имеющими доступ к материальным ценностям, будет правильным заключить договора о материальной ответственности.

Потери от ущерба могут быть списаны в двух случаях:

• работодатель отказывается взыскивать ущерб;
• размер ущерба превышает пределы материальной ответственности работника.

Списанные суммы ущерба не являются экономически обоснованными и, следовательно, не учитываются при расчете налога на прибыль.

Пример

Бухгалтер-расчетчик Е. П. Сидорова внесла в расчет премии на основании проекта приказа, который на момент начисления зарплаты еще не был подписан. Дополнительные выплаты составили 75 000 руб. Ошибка является несчетной, это подтверждает и акт комиссии. Средний месячный заработок Е.П. Сидоровой — 27 500 руб.

Если Е. П. Сидорова является материально ответственным лицом, с неё может быть взыскана сумма в 75 000 рублей. При отсутствии договора о материальной ответственности размер взыскания не может составить более 27 500 руб.

Законодательная база

1. Статья 137 ТК РФ «Ограничение удержаний из заработной платы» определяет, какие виды выплат нельзя удерживать из заработной платы, а также накладывает ограничения по удержанию иных сумм.
2. Раздел XI ТК РФ «Материальная ответственность сторон трудового договора» (ст. 232-250) определяет понятия ущерба и материальной ответственности, регулирует порядок определения и возмещения ущерба, предоставляет работодателю право отказаться от взыскания.
3. Статьи 1102 ГК РФ «Обязанность возвратить неосновательное обогащение» и 1109 ГК РФ «Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату» гарантируют возврат пострадавшему лицу неосновательно полученных другой стороной доходов и устанавливают случаи, в которых неосновательный доход не подлежит возврату.
4. Статьи 23 ГПК РФ «Гражданские дела, подсудные мировому судье» и 24 ГПК РФ «Гражданские дела, подсудные районному суду» устанавливают категории дел, рассматриваемых мировым и районным судами.

Удержание излишней выплаты, если сотрудник уволился

Образец уведомления

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                      Открытое акционерное общество                      ¦
¦                                  "Лето"                                 ¦
¦                                                                         ¦
¦                                   Акт                                   ¦
¦                        обнаружения счетной ошибки                       ¦
¦                              от 20.07.2009                              ¦
¦                                                                         ¦
¦    Мною,   Жарковой   Элеонорой   Даниловной,   бухгалтером  по  расчету¦
¦заработной  платы  ОАО "Лето",  обнаружена  счетная  ошибка  при  выплате¦
¦заработной платы за февраль 2009 г. следующим сотрудникам:               ¦
¦    - Б.А. Листьеву;                                                     ¦
¦    - С.А. Мехневич;                                                     ¦
¦    - Т.В. Тепловой;                                                     ¦
¦    - В.Н. Озерову;                                                      ¦
¦    - И.Г. Грибовой.                                                     ¦
¦    Ошибка  произошла  из-за сбоя  бухгалтерской программы,  в результате¦
¦чего  в  марте  2009 г.  не  были  проведены  суммы  выданной  работникам¦
¦заработной  платы  за февраль 2009 г.  В июне 2009 г. заработная плата за¦
¦февраль 2009 г. была выплачена повторно, что привело к переплате.        ¦
¦    В результате ошибки в июне 2009 г.  была излишне выплачена заработная¦
¦плата за февраль 2009 г.:                                                ¦
¦    - Б.А. Листьеву в сумме 15 000 руб.;                                 ¦
¦    - С.А. Мехневич - 21 000 руб.;                                       ¦
¦    - Т.В. Тепловой - 18 000 руб.;                                       ¦
¦    - В.Н. Озерову - 25 000 руб.;                                        ¦
¦    - И.Г. Грибовой - 17 000 руб.                                        ¦
¦    Общая сумма излишне выплаченной заработной платы за февраль 2009 г. -¦
¦96 000 руб.                                                              ¦
¦    Комиссия  в составе  главного бухгалтера Б.Я. Найденовой,  начальника¦
¦отдела кадров П.И. Решительного,  бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной факт¦
¦обнаружения счетной ошибки подтверждает.                                 ¦
¦                                                                         ¦
¦    Бухгалтер по расчету заработной платы       Жаркова      Э.Д. Жаркова¦
¦                                                                         ¦
¦    Члены комиссии:                                                      ¦
¦    главный бухгалтер               Найденова              Б.Я. Найденова¦
¦    начальник отдела кадров          Решительный         П.И. Решительный¦
¦    бухгалтер-кассир               Яблочкина               И.М. Яблочкина¦
L--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                      Открытое акционерное общество                      ¦
¦                                  "Лето"                                 ¦
¦                                                                         ¦
¦                               Уведомление                               ¦
¦                                                                         ¦
¦21 июля 2009 г.                                                  Инженеру¦
¦                                                            Листьеву Б.А.¦
¦                                                                         ¦
¦                      Уважаемый Борис Александрович!                     ¦
¦                                                                         ¦
¦    ОАО "Лето"  сообщает,  что в результате  счетной  ошибки,  допущенной¦
¦бухгалтером по расчету заработной платы  Э.Д. Жарковой,  Вам была излишне¦
¦выплачена заработная плата за февраль 2009 г. в сумме 15 000 руб.        ¦
¦    Факт  обнаружения  счетной  ошибки  подтвержден соответствующим актом¦
¦комиссии в составе главного бухгалтера Б.Я. Найденовой, начальника отдела¦
¦кадров П.И. Решительного и бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной.           ¦
¦    На  основании  вышеизложенного  предлагаем  Вам  добровольно  вернуть¦
¦излишне  полученную  Вами  за февраль  2009 г.  заработную плату  в сумме¦
¦15 000 руб.  в срок до 20 августа 2009 г.  В противном  случае  эта сумма¦
¦будет удержана из Вашей заработной платы.                                ¦
¦                                                                         ¦
¦    Директор ОАО "Лето"               Молодцов              Ф.З. Молодцов¦
¦                                                                         ¦
¦    Не возражаю против удержания из зарплаты.                            ¦
¦    21 июля 2009 г.                  Листьев                 Б.А. Листьев¦
L--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                      Открытое акционерное общество                      ¦
¦                                  "Лето"                                 ¦
¦                                                                         ¦
¦                              Приказ N 45-к                              ¦
¦                     об удержании из заработной платы                    ¦
¦                                                                         ¦
¦г. Москва                                                 21 июля 2009 г.¦
¦                                                                         ¦
¦    В связи со счетной ошибкой, допущенной при выплате заработной платы  ¦
¦за февраль 2009 г. инженеру Б.А. Листьеву, на основании ст. 137 ТК РФ    ¦
¦                                                                         ¦
¦    Приказываю:                                                          ¦
¦    1. Удержать из зарплаты Б.А. Листьева 15 000 руб.                    ¦
¦    2. Начать производить удержание из зарплаты за июль 2009 г.  с учетом¦
¦ограничений, предусмотренных в ст. 138 Трудового кодекса.                ¦
¦    3.    Возложить    исполнение    приказа   на   главного   бухгалтера¦
¦Б.Я. Найденову.                                                          ¦
¦                                                                         ¦
¦    Директор ОАО "Лето"               Молодцов              Ф.З. Молодцов¦
¦                                                                         ¦
¦    С приказом ознакомлены:                                              ¦
¦    Б.Я. Найденова                Найденова               21 июля 2009 г.¦
¦    Б.А. Листьев                  Листьев                 21 июля 2009 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Общество с ограниченной ответственностью                ¦
¦                             "Поздний вечер"                             ¦
¦                                                                         ¦
¦                                   Акт                                   ¦
¦                          обнаружения недостачи                          ¦
¦                                                                         ¦
¦г. Москва                                              24 августа 2009 г.¦
¦                                                                         ¦
¦    Комиссией  в составе главного бухгалтера В.Н. Прохладной,  начальника¦
¦отдела  кадров   Ю.Е. Соловьяненко  и  бухгалтера-кассира  Т.С. Комаровой¦
¦установлено, что бухгалтер по расчету заработной платы С.А. Огонькова при¦
¦расчете зарплаты за июнь 2009 г.  начислила работникам надбавку,  которая¦
¦им не установлена.  Ошибка привела к излишней выплате заработной платы за¦
¦июнь 2009 г. сотрудникам ООО "Поздний вечер":                            ¦
¦    - В.И.  Туманову  в сумме  10 000 руб.  (уволен  10 августа  2009 г.,¦
¦приказ от 10.08.2009 N 32);                                              ¦
¦    - Ф.И. Савушкиной - 5000 руб.  (уволена 18 августа 2009 г., приказ от¦
¦18.08.2009 N 35);                                                        ¦
¦    - А.П. Иволгиной - 8000 руб.;                                        ¦
¦    - О.В. Лунавиной - 7000 руб.  (уволена 21 августа 2009 г.,  приказ от¦
¦21.08.2009 N 39).                                                        ¦
¦    Общая  сумма  излишне выплаченной заработной платы  за июнь 2009 г. -¦
¦30 000 руб.                                                              ¦
¦    Факт выплаты подтверждается платежной ведомостью  от 06.07.2009 N 15.¦
¦Основания для выплаты данной суммы отсутствуют.                          ¦
¦    В связи  с изложенным выше комиссия  приняла решение  квалифицировать¦
¦данную сумму  (30 000 руб.) как недостачу  денежных средств  ООО "Поздний¦
¦вечер".                                                                  ¦
¦                                                                         ¦
¦    Члены комиссии:                                                      ¦
¦    главный бухгалтер              Прохладная             В.Н. Прохладная¦
¦    начальник отдела кадров         Соловьяненко        Ю.Е. Соловьяненко¦
¦    бухгалтер-кассир                Комарова                Т.С. Комарова¦
L--------------------------------------------------------------------------

Несчетная ошибка

Теперь рассмотрим ситуацию, связанную с обнаружением несчетной ошибки. Предположим, сотрудникам излишне выплачена зарплата не из-за сбоя бухгалтерской программы, а по причине неправильного применения нормативно-правового акта организации.

Как и при обнаружении счетной ошибки, при обнаружении несчетной ошибки необходимо составить акт. Далее нужно уведомить работника (а также уволившегося сотрудника) о выявленной ошибке и предложить вернуть деньги. Если он вернет сумму переплаты, инцидент будет исчерпан, если нет – организация может обратиться в суд.

Невозвращенная сумма облагается только НДФЛ. У работающего в организации сотрудника сумму налога нужно удержать из будущей зарплаты. Если работник уволился, следует подать сведения в налоговую инспекцию о сумме дохода и неудержанной сумме НДФЛ (см. схему 2 на с. 57).

Если договор о материальной ответственности не заключен

Существует два вида материальной ответственности: полная и ограниченная. Полная материальная ответственность заключается в обязанности работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Случаи наступления полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК РФ.

Ограниченная материальная ответственность является основным видом материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю. Согласно ст. 241 ТК РФ работник несет материальную ответственность за причиненный работодателю ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. Правило об ограниченной материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка применяется во всех случаях, кроме тех, в отношении которых ТК РФ или иным федеральным законом прямо установлена более высокая материальная ответственность, например полная материальная ответственность (ч. 2 ст. 242 ТК РФ).

Если с работником, совершившим ошибку, вследствие которой организации причинен ущерб, не заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со ст. ст. 247 и 248 ТК РФ:

• до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки может быть создана комиссия с участием соответствующих специалистов;
• от работника обязательно должно быть истребовано письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Если сотрудник отказывается или уклоняется от представления указанного объяснения, составляется соответствующий акт. Об этом сказано в ст. 247 ТК РФ.

Работник и (или) его представитель имеют право ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном Трудовым кодексом;

• причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в ст. 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба. Представляется, что работодатель должен назначить проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (в том числе через создание специальной комиссии) с указанием конкретных сроков разбирательства согласно ст. 246 Трудового кодекса сразу же за днем обнаружения ущерба. После того как комиссия соответствующим актом установит размер причиненного ущерба, следует отсчитывать месяц, предоставленный работодателю для принятия решения о взыскании причиненного ущерба с виновных лиц.

Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.

Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

С сотрудниками организации, имеющими доступ к материальным, денежным, товарным и другим аналогичным ресурсам, в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Если по вине такого работника организации причинен ущерб, работодатель должен:

• издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
• взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
• составить акт обнаружения недостачи. Образец документа приведен на с. 70;
• издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба. Ниже приведен образец документа.